Una biblioteca universitaria no describe con la misma norma todo lo que recibe, porque no todo va al mismo sitio. Las novedades que compra el departamento de adquisiciones entran al catálogo y se describen en MARC21. Un trabajo de fin de grado se deposita en el repositorio institucional, se describe en Dublin Core cualificado y, en muchas universidades, nunca llega a tener registro en el catálogo. Un informe o una memoria de la propia institución, si los custodia el archivo universitario, se describen por fondo y serie en ISAD-G.
Cuando una universidad le pide a Janium Collect que la ayude a catalogar, lo que pide no es un registro genérico: es el registro del destino que ya tiene en operación. Collect lee la fila de una lista o el PDF de un documento y produce el registro de ese esquema. Quien cataloga lo revisa antes de cargarlo.
El catálogo bibliográfico
Las listas de adquisiciones son el caso más directo. El archivo del proveedor suele traer ya el autor, el título, el ISBN y el año, y cada valor se traslada al campo que la biblioteca señaló: una celda que dice 2024 sigue diciendo 2024 en el registro. Cuando la fila solo alcanza para identificar el libro —a veces es poco más que un ISBN y un título abreviado—, Collect completa las materias y un resumen, y marca como añadido lo que no venía escrito en el origen. Ese paso, de la hoja de cálculo al registro, está en Catalogar desde listas y hojas de cálculo.
El nombre del autor se contrasta primero con el fichero de autoridades de la propia biblioteca y después con VIAF e ISNI, para que la misma persona no acabe en el índice con tres grafías distintas; el problema y su tratamiento están en El mismo autor escrito de tres maneras. La signatura sale de la regla que la biblioteca ya aplica, sea CDU, LC o Dewey, y el número Cutter, cuando esa norma lo pide, se calcula con la tabla en lugar de estimarse, como se explica en El número Cutter y el nivel ISAD-G.
La salida es MARC21, o UNIMARC si esa es la norma de la institución, serializada en archivo plano (FLAT), ISO 2709 o MarcEdit según la envoltura que admita el catálogo. Collect no escribe dentro de Alma ni de ningún otro ILS: entrega un lote y la biblioteca lo carga por el medio que ya tenga configurado, sea una carga desde la interfaz, SFTP o una carpeta vigilada. La entrega al catálogo se detalla en Del registro al catálogo.
El repositorio institucional
El repositorio funciona con otra lógica. Un trabajo de fin de grado o de máster llega como PDF, y su portada suele traer el título, el autor, el año y a menudo el nombre del director. Collect lee la portada, los preliminares y el cuerpo del documento. El título y el autor se trasladan tal como están. El director, si la portada lo declara, entra como contribuidor. El resumen de los preliminares alimenta la descripción, y una materia que el modelo reconoce en el cuerpo se añade al registro marcada como añadida, separada de las palabras clave que el propio trabajo ya declaraba.
Lo que la portada no dice no se deduce. El programa y el grado no se infieren
del nombre de la universidad. El identificador que el repositorio asigna al
depositar y la URL del PDF todavía no existen cuando se produce el registro,
así que esos campos salen vacíos y los completa el depósito. La licencia y el
embargo los fija la norma de la universidad, y Collect no propone ninguna. Si
el repositorio espera el director o el grado en elementos propios, como
dc.contributor.advisor o thesis.degree, esa instalación se configura para
emitirlos: el Dublin Core cualificado que sale de serie no los incluye. Dónde
el esquema se queda corto frente a un catálogo está en
Cuándo usar Dublin Core y dónde se queda corto.
El volumen del curso está en los trabajos de fin de grado y de máster: son decenas o cientos cada año y llegan sin describir. Las tesis doctorales son muchas menos y suelen llegar ya descritas con cuidado. Los artículos, los documentos de trabajo y las publicaciones de la institución se tratan igual que los trabajos: el registro sale del PDF.
Junto al PDF queda también un markdown con el resumen, los capítulos y el texto del documento, y de ahí salen la descripción y la búsqueda que acompañan a la ficha; el proceso está en De cualquier formato a un registro. Consultar el repositorio sobre ese texto, si la universidad lo quiere más adelante, es una capa aparte: Puntos de acceso, texto completo y RAG.
Cuando la misma obra va a los dos sitios
Que un trabajo se deposite en el repositorio y no tenga registro en el catálogo es práctica corriente en muchas universidades, no una carencia del flujo. Cuando la biblioteca sí quiere la obra en los dos sitios, el mismo PDF se lee una vez por esquema y salen dos lotes. Cada proceso emite un esquema, de modo que si el documento va a un solo destino se produce solo ese registro.
Una tesis que sí entra al catálogo lleva, cuando el documento los sostiene, el autor y las menciones secundarias (100 y 700), el título (245), la publicación (264), la descripción física (300), la nota de tesis (502), el resumen (520) y las materias (650 y 653). Los campos que el documento no sostiene salen vacíos. El 856 espera a que exista una dirección: mientras el repositorio no haya asignado el handle, el campo queda sin valor. El nombre de la universidad que otorga el grado, cuando la portada no lo declara, puede venir de un valor que la institución fijó de antemano para todos sus trabajos, no de una lectura del documento.
Las demás colecciones del campus
Un informe, una memoria, el material docente o una colección especial que ya estén digitalizados y no tengan ficha se tratan como el trabajo de grado: del PDF sale el registro del esquema que corresponde a esa colección. Si el fondo es el archivo institucional, la unidad se describe por fondo y serie en ISAD-G, que es una descripción jerárquica y no una ficha suelta; Describir un archivo, no un catálogo entra en esa diferencia.
De un trabajo escrito en otra lengua se traduce el vocabulario de la descripción, mientras el título, los nombres, las fechas y los identificadores se quedan como en el original. El criterio completo está en Fichas en otro idioma.
Cuando el PDF trae datos personales —y en un campus los traen las actas, los expedientes y parte de los trabajos—, el procesamiento puede hacerse en servidores de la propia institución: Procesar documentos sin exponer datos personales.
Antes de cargar
Quien cataloga recibe el registro con su procedencia a la vista: qué vino de la fila o de la portada, qué añadió el modelo y qué quedó vacío porque el documento no lo sostenía. Un campo vacío es una tarea pendiente que alguien resuelve con la fuente que falta, y por eso se prefiere al dato plausible que nadie declaró. El lote se carga al repositorio o al catálogo cuando esa revisión le resulta suficiente.
Para continuar la conversación
Si en tu universidad el catálogo y el repositorio conviven con criterios distintos, y quieres ver qué registro sale de una lista de adquisiciones o de un depósito de trabajos del último curso, escríbenos a info@janium.com. Nos interesa saber cómo llegan las listas del proveedor y en qué estado llegan los trabajos al depósito.