Collect cataloga desde una lista o una hoja de cálculo. Cada fila es una pieza del acervo y cada columna es un dato que alguien ya escribió. Hay dos trabajos: pasar al registro lo que la celda dice, y completar la ficha cuando esa fila solo alcanza para reconocer la obra.
Lo que ya está escrito
En la columna «Autor» el valor ya es el autor, y no hace falta, como en la página de un PDF, decidir qué frase es el título. La primera vez se dice qué columna corresponde a cada campo del registro, y las hojas siguientes que traen los mismos nombres vuelven a usar esa correspondencia.
Si la celda dice 1967, el registro dice 1967, porque el modelo de lenguaje no cambia ese dato: una fecha mal puesta en la hoja sigue mal hasta que alguien la corrija. Dos autores en la misma fila siguen siendo dos autores, y un nombre escrito «Cervantes, Miguel de» no se parte en dos personas.
Cuando la fila solo nombra el libro
Autor, título, editorial y año dicen de qué libro se trata, pero no de qué trata. Con ese nombre, Collect reconoce la obra y completa el registro: resumen, materias y los demás campos que pide el formato. El Colegio de La Salle partió de una lista de cuatro columnas así.
Lo que el modelo añade se distingue de lo que vino en la celda. Los nombres y las materias se contrastan con autoridades y, si hay coincidencia, quedan con su fuente. Si el registro no llega al nivel que pide la institución, lleva una nota para revisarlo. Esa marca está contada en Por qué confiar en un catálogo hecho con IA.
Una signatura que nadie asignó, una medida que nadie tomó, o una fila que solo dice «Libro 1» se quedan vacías, porque hace falta poder reconocer la obra, y el campo vacío se llena después, cuando haya un dato que lo sostenga.
La columna escrita se conserva
Lo que la columna ya trae pasa al registro tal como está. Una ubicación o una etiqueta que la institución fijó para todos los registros entra por esa regla.
Para continuar la conversación
Si el acervo está en una hoja y quieres ver qué registro sale de esas columnas, escríbenos a info@janium.com.