En un índice, “García Márquez, Gabriel”, “G. García Márquez” y “Gabriel García Marquez” son tres personas distintas. Quien busca una de esas grafías no encuentra los libros archivados bajo las otras. El control de autoridades existe para que las tres apunten al mismo sitio: una forma del nombre, decidida una vez, para todo el catálogo.
Cuando Collect lee un documento, el modelo propone una forma del nombre a partir de lo que ve. Esa propuesta no se da por buena sola. Se coteja contra las listas que la institución ya usa, y en el registro queda escrito de cuál de esas listas salió la forma final. Ese rastro es lo que permite confiar en el nombre sin volver a teclearlo. El panorama de por qué un catálogo asistido con IA es fiable está en Por qué confiar en un catálogo hecho con IA.
Primero el catálogo de la casa, después el mundo
Para un nombre de persona, Collect sigue una cascada y se detiene en el primer peldaño que responde. Antes de consultar nada, normaliza la forma: pasa el nombre a “apellido, nombre” y quita los tratamientos (“Lic.”, “Dr.”, “Sr.”). Con esa forma limpia consulta, en orden:
- El catálogo de autoridades de la institución (el ILS: Janium, Alma, Sierra o Koha). Si la casa ya fijó una forma autorizada para ese autor, esa gana. Es la de mayor confianza, porque es la decisión que la propia institución ya tomó.
- VIAF, el fichero internacional donde las bibliotecas nacionales registran la forma autorizada de cada autor. Las fechas de nacimiento y muerte, cuando el registro las trae, sirven para distinguir homónimos. Si VIAF resuelve el nombre, el registro se lleva además el enlace a esa entrada (el identificador de VIAF).
- El normalizador de nombres, si ninguna lista tuvo el autor. Deja el nombre bien formado —apellido primero, sin tratamientos—, pero sin respaldo externo y sin ese enlace.
La cascada baja de peldaño solo cuando el anterior no encuentra nada. El orden es también de confianza descendente, y el registro conserva qué peldaño lo resolvió.
La procedencia va escrita en el registro
Lo que distingue a un nombre verificado de uno solo bien escrito no es una promesa: es un dato en el propio registro. Un nombre resuelto por VIAF llega con el enlace a esa entrada. Uno que tomó la forma del catálogo de la casa llega con esa forma —la que la institución ya había fijado— y sin el identificador internacional. Uno que solo pasó por el normalizador llega bien escrito y también sin ese enlace. El enlace marca coincidencia con VIAF o con ISNI; su ausencia no dice que el nombre esté mal escrito, dice que no hay identificador de esas listas.
Para las materias la marca es un código de fuente en el mismo registro (el
subcampo $2 en MARC): dice contra qué vocabulario se validó el término. Un
término sin ese código no se contrastó contra ninguna lista.
El efecto para quien cataloga es directo: abre el registro y sabe qué nombres vienen respaldados por una autoridad y cuáles conviene revisar, sin tener que comprobarlos todos. Ningún nombre inferido se presenta como si estuviera verificado.
Entidades: empresas, organismos, instituciones
Los nombres de entidad —una editorial, un ministerio, una empresa— siguen una cascada propia, porque las listas que mejor los cubren no son las mismas que para las personas: el catálogo local primero; ISNI cuando la institución lo tiene activo, porque cubre mejor organizaciones; VIAF como respaldo; y por último el normalizador de entidades.
Ese normalizador hace un trabajo que los nombres de empresa suelen necesitar: quita la forma legal (“S.A. de C.V.”, “S. de R.L.”) y coloca la unidad subordinada en su lugar, de modo que “Editorial Planeta, S.A.” entre al índice como corresponde y no como una cadena literal con la razón social pegada.
Materias: la lista correcta para cada región
Las materias no se resuelven como los nombres. Una materia suele venir del vocabulario de la Library of Congress, en inglés, y hay que llevarla al vocabulario controlado de la región. Collect lo hace consultando id.loc.gov, que enlaza cada materia con su equivalente oficial en otras listas nacionales: EMBNE en España, RAMEAU en Francia, GND en Alemania, entre otras.
Cuando no hay un vocabulario oficial para esa región, Collect traduce el término respetando la terminología local. No es lo mismo “computadora” en México, “computador” en Chile y “ordenador” en España: la traducción usa la forma de la región, no una genérica. Para Colombia usa la terminología de LEMB. Cada materia sale con el código de la fuente contra la que se resolvió.
Arte: los vocabularios del Getty
Un acervo de arte usa listas especializadas, las del Getty: ULAN para nombres de artistas, AAT para tipos de objeto y materiales, TGN para lugares. Collect las consulta para los registros de obra, y aquí la regla es más estricta que en el resto: solo enlaza cuando hay una coincidencia exacta y sin ambigüedad.
La razón es concreta. La búsqueda por texto del Getty ordena por relevancia, no por exactitud: “Rivera Diego” devuelve primero “Museo Diego Rivera”, y “Zamora” devuelve trece lugares distintos. Tomar el primer resultado enlazaría a un concepto equivocado, y un enlace equivocado es peor que ninguno: aparenta precisión donde no la hay. Si no existe exactamente un concepto cuyo nombre coincida con el término, Collect no enlaza y deja el término sin marca.
Límites
- Los homónimos siguen siendo trabajo humano. Dos “Juan Pérez” nacidos en la misma década, sin fechas que los separen, no los desambigua ninguna lista. Collect deja ambos en forma de catálogo; decidir si son la misma persona lo hace quien conoce el fondo.
- Los nombres que ninguna lista conoce —un funcionario local, una empresa que no está en VIAF ni en ISNI— igual entran bien escritos, apellido primero y sin tratamientos, pero sin el enlace de autoridad. Se sabe que no vienen respaldados justamente porque les falta esa marca.
- Juntar variantes bajo un solo encabezamiento del fondo todavía no lo hace Collect. Hoy deja cada nombre en su forma autorizada; unificar las grafías de un mismo autor en un único encabezamiento del acervo es una extensión prevista, y lo contaremos cuando esté lista.
- La forma siempre se corrige, aunque no haya coincidencia. La normalización del nombre ocurre antes de consultar cualquier lista; lo que la validación externa agrega es la procedencia, no el buen formato.
Ninguna de estas listas reemplaza a quien cataloga: le quita de encima el tecleo repetido y el emparejamiento manual de grafías, y le deja el juicio —los homónimos, las personas que ninguna lista internacional registra— que es donde su criterio hace falta.
Si en tu institución el trabajo se va en reescribir nombres y emparejar grafías de un mismo autor, escríbenos a info@janium.com; nos interesa saber contra qué autoridades catalogas hoy.