Uma biblioteca universitária não descreve com a mesma norma tudo o que recebe, porque não tudo vai para o mesmo lugar. As aquisições que o serviço de compras faz entram no catálogo e descrevem-se em MARC21. Um trabalho de fim de licenciatura deposita-se no repositório institucional, descreve-se em Dublin Core qualificado e, em muitas universidades, nunca chega a ter registo no catálogo. Um relatório ou uma memória da própria instituição, se o arquivo universitário os guarda, descrevem-se pelo fundo e pela série em ISAD-G.
Quando uma universidade pede ao Janium Collect que a ajude a catalogar, o que pede não é um registo genérico: é o registo do destino que já tem em operação. O Collect lê a linha de uma lista ou o PDF de um documento e produz o registo desse esquema. Quem cataloga revê-o antes de o carregar.
O catálogo bibliográfico
As listas de aquisições são o caso mais direto. O ficheiro do fornecedor já costuma trazer o autor, o título, o ISBN e o ano, e cada valor passa para o campo que a biblioteca indicou: uma célula que diz 2024 continua a dizer 2024 no registo. Quando a linha só chega para identificar o livro — às vezes é pouco mais do que um ISBN e um título abreviado —, o Collect completa os assuntos e um resumo, e marca como acrescentado o que não vinha escrito na origem. Esse passo, da folha de cálculo ao registo, está em Catalogar a partir de listas e folhas de cálculo.
O nome do autor confronta-se primeiro com o ficheiro de autoridades da própria biblioteca e depois com o VIAF e o ISNI, para que a mesma pessoa não acabe no índice com três grafias distintas; o problema e o seu tratamento estão em O mesmo autor escrito de três maneiras. A cota sai da regra que a biblioteca já aplica, seja CDU, LC ou Dewey, e o número Cutter, quando essa norma o pede, calcula-se pela tabela em vez de se estimar, como se explica em O número Cutter e o nível ISAD-G.
A saída é MARC21, ou UNIMARC se essa for a norma da instituição, serializada em ficheiro plano (FLAT), ISO 2709 ou MarcEdit conforme o invólucro que o catálogo admita. O Collect não escreve dentro do Alma nem de nenhum outro ILS: entrega um lote e a biblioteca carrega-o pelo meio que já tenha configurado, seja uma carga a partir da interface, SFTP ou uma pasta vigiada. A entrega ao catálogo detalha-se em Do registo ao catálogo.
O repositório institucional
O repositório funciona com outra lógica. Um trabalho de fim de licenciatura ou de mestrado chega como PDF, e a sua folha de rosto costuma trazer o título, o autor, o ano e muitas vezes o nome do orientador. O Collect lê a folha de rosto, os preliminares e o corpo do documento. O título e o autor passam para o registo tal como estão. O orientador, se a folha de rosto o declara, entra como contribuidor. O resumo dos preliminares alimenta a descrição, e um assunto que o modelo reconhece no corpo acrescenta-se ao registo marcado como acrescentado, à parte das palavras-chave que o próprio trabalho já declarava.
O que a folha de rosto não diz não se deduz. O curso e o grau não se inferem
do nome da universidade. O identificador que o repositório atribui no depósito
e o URL do PDF ainda não existem quando o registo se produz, por isso esses
campos saem vazios e é o depósito que os completa. A norma da universidade
fixa a licença e o embargo, e o Collect não propõe nenhuma. Se o repositório
espera o orientador ou o grau em elementos próprios, como
dc.contributor.advisor ou thesis.degree, essa instalação configura-se para
os emitir: o Dublin Core qualificado que sai de série não os inclui. Onde o
esquema fica curto face a um catálogo está em
Quando usar Dublin Core e onde fica curto.
O volume do ano está nos trabalhos de fim de licenciatura e de mestrado: são dezenas ou centenas em cada ano e chegam sem descrição. As teses de doutoramento são muito menos e costumam chegar já descritas com cuidado. Os artigos, os documentos de trabalho e as publicações da instituição tratam-se como os trabalhos: o registo sai do PDF.
Ao lado do PDF fica também um markdown com o resumo, os capítulos e o texto do documento, e daí saem a descrição e a pesquisa que acompanham a ficha; o processo está em De qualquer formato a um registo. Consultar o repositório sobre esse texto, se a universidade o quiser mais tarde, é uma camada à parte: Pontos de acesso, texto completo e RAG.
Quando a mesma obra vai para os dois lugares
Que um trabalho se deposite no repositório e não tenha registo no catálogo é prática corrente em muitas universidades, e não uma falha do fluxo. Quando a biblioteca quer a obra nos dois lugares, o mesmo PDF lê-se uma vez por esquema e saem dois lotes. Cada processo emite um esquema, de modo que se o documento vai para um único destino produz-se apenas esse registo.
Uma tese que entra no catálogo leva, quando o documento os sustenta, o autor e as menções secundárias (100 e 700), o título (245), a publicação (264), a descrição física (300), a nota de tese (502), o resumo (520) e os assuntos (650 e 653). Os campos que o documento não sustenta saem vazios. O 856 espera por um endereço: enquanto o repositório não tiver atribuído o handle, o campo fica sem valor. O nome da universidade que confere o grau, quando a folha de rosto não o declara, pode vir de um valor que a instituição fixou de antemão para todos os seus trabalhos, e não de uma leitura do documento.
As restantes coleções do campus
Um relatório, uma memória institucional, material didático ou uma coleção especial já digitalizados e sem ficha tratam-se como o trabalho de licenciatura: do PDF sai o registo no esquema que corresponde a essa coleção. Se o fundo é o arquivo institucional, a unidade descreve-se pelo fundo e pela série em ISAD-G, que é uma descrição hierárquica e não uma ficha solta; Descrever um arquivo, não um catálogo entra nessa diferença.
Num trabalho escrito noutra língua traduz-se o vocabulário da descrição, enquanto o título, os nomes, as datas e os identificadores ficam como no original. O critério completo está em Fichas noutra língua.
Quando o PDF traz dados pessoais — e num campus trazem-nos as atas, os processos dos alunos e parte dos trabalhos —, o processamento pode fazer-se nos servidores da própria instituição: Processar documentos sem expor dados pessoais.
Antes de carregar
Quem cataloga recebe o registo com a sua procedência à vista: o que veio da linha ou da folha de rosto, o que o modelo acrescentou e o que ficou vazio porque o documento não o sustentava. Um campo vazio é uma tarefa pendente que alguém resolve com a fonte que falta, e por isso prefere-se ao dado plausível que ninguém declarou. O lote carrega-se no repositório ou no catálogo quando essa revisão lhe parecer suficiente.
Para continuar a conversa
Se na sua universidade o catálogo e o repositório convivem com critérios distintos, e quer ver que registo sai de uma lista de aquisições ou de um depósito de trabalhos do último ano, escreva-nos para info@janium.com. Interessa-nos saber como chegam as listas do fornecedor e em que estado chegam os trabalhos ao depósito.