O Collect cataloga a partir de uma lista ou de uma folha de cálculo. Cada linha é uma peça do acervo e cada coluna é um dado que alguém já escreveu. Há dois trabalhos: passar para o registo o que a célula diz, e completar a ficha quando essa linha só chega para reconhecer a obra.
O que já está escrito
Na coluna «Autor» o valor já é o autor, e não é preciso, como na página de um PDF, decidir qual frase é o título. Da primeira vez diz-se qual coluna corresponde a cada campo do registo, e as folhas seguintes que trazem os mesmos nomes voltam a usar essa correspondência.
Se a célula diz 1967, o registo diz 1967, porque o modelo de linguagem não muda esse dado: uma data mal posta na folha continua mal até alguém a corrigir. Dois autores na mesma linha continuam a ser dois autores, e um nome escrito «Cervantes, Miguel de» não se parte em duas pessoas.
Quando a linha só nomeia o livro
Autor, título, editora e ano dizem de que livro se trata, mas não de que trata. Com esse nome, o Collect reconhece a obra e completa o registo: resumo, assuntos e os outros campos que o formato pede. O Colegio de La Salle partiu de uma lista de quatro colunas assim.
O que o modelo acrescenta distingue-se do que veio na célula. Os nomes e os assuntos contrastam-se com autoridades e, se há coincidência, ficam com a sua fonte. Se o registo não chega ao nível que a instituição pede, leva uma nota para revisão. Essa marca está contada em Por que confiar num catálogo feito com IA.
Uma cota que ninguém atribuiu, uma medida que ninguém tomou, ou uma linha que só diz «Livro 1» ficam vazias, porque é preciso poder reconhecer a obra, e o campo vazio preenche-se depois, quando houver um dado que o sustente.
O que a coluna já traz conserva-se
O que a coluna já traz passa para o registo tal como está. Uma localização ou uma etiqueta que a instituição fixou para todos os registos entra por essa regra.
Para continuar a conversa
Se o acervo está numa folha e quer ver qual registo sai dessas colunas, escreva-nos para info@janium.com.