Como integrar a catalogação com IA num catálogo ou ILS é, no caso habitual, uma entrega. O Collect lê os documentos e produz registos no formato que a instituição usa: MARC21, ISAD-G, Dublin Core, CDWA. O catálogo é onde se consultam, se circulam e se corrigem. O Collect não é um segundo catálogo: não guarda uma cópia de cada ficha alinhada campo a campo com a que vive no ILS.
Quando o catalogador muda um cabeçalho ou uma data no catálogo, essa mudança fica no catálogo. Não volta ao Collect para «não dessincronizar duas bases». Quem reprocessa um documento no Collect volta a ler o original e gera de novo o registo; não parte da ficha já editada no ILS.
Como chega o registo
Há vários caminhos de saída, conforme o destino.
O mais direto para o Janium é o lote de carga: um ficheiro por tanda, pronto para o catálogo. A troca por SFTP deixa o mesmo pacote (registos, anexos, manifesto) na caixa de entrada do catálogo; o catálogo responde se o lote se processou ou se falhou. Isso é uma confirmação de carga, não o envio das edições que depois um catalogador faça sobre um registo avulso.
Também se publica por SFTP ou pasta: o original, o JSON, a miniatura, o manifesto. Um ILS que não é Janium consome esse pacote no seu ritmo, ou alguém o carrega à mão. O Collect produz o mesmo; o que muda é quem percorre o último metro.
O que o Collect conserva
O Collect conserva o que precisa para voltar a catalogar: o documento de origem, o markdown lido, a proveniência dos campos, a pontuação. Isso serve para reprocessar, para o filtro de lote e para mostrar de onde saiu um dado. Não substitui o registo vigente do catálogo.
O caso hierárquico: a árvore para o bubble-up
A exceção é um acervo descrito em ISAD-G com hierarquia. Aí o Collect não entrega só documentos avulsos: gera os nós de Fundo, Secção e Série e sobe a esses níveis o que a maioria dos filhos partilha (produtor, intervalo de datas, volume). Isso é o bubble-up, descrito em de documentos avulsos a Fundo e Série.
Para recalcular esses pais é preciso conhecer a árvore e as datas das unidades. O intervalo de um Fundo ou Série não o escreve o modelo: o Collect calcula-o a partir das datas dos documentos que dependem desse nó. Se o catalogador corrige uma data no catálogo, essa data volta ao Collect e entra no índice. Num arquivo histórico, essa correção deixa o intervalo do nó pronto para que a exportação seguinte o volte a calcular.
Se o catalogador move um processo de série, cria um nível ou reordena o quadro no catálogo, essa mudança de hierarquia também é enviada ao Collect. Os registos novos dependem da árvore vigente; o bubble-up usa essa árvore e as datas já corrigidas. Um arquivo corrente recalcula intervalos em cada exportação; um histórico pode congelá-los até que uma data volte a mudar.
O Collect não mantém um espelho de toda a ficha. Um cabeçalho ou um título emendados no ILS não se reimportam para alinhar dois catálogos. O que volta é o que o bubble-up precisa: hierarquia e datas.
Sem localização arquivística nos documentos não há árvore, e sem árvore não há bubble-up. O resultado da agregação revê-se antes de entrar no catálogo: é uma heurística de maioria.
Limites
Um catálogo que não consome o lote de carga nem o pacote por SFTP pode igualmente receber os registos: alguém os carrega, ou um processo próprio lê a pasta de publicação. O retorno ao Collect, quando se aplica, é o da hierarquia e das datas de unidade, não o de cada campo da ficha.
O destino da descrição, uma vez carregada, é o catálogo. O Collect usa a árvore e as datas atualizadas para agregar o que vem a seguir.
Se a sua instituição já tem um ILS e quer ver que canal de entrega encaixa, seja um ficheiro plano (FLAT), um plugin SFTP ou uma pasta, e se o quadro de classificação pede hierarquia ISAD-G, escreva-nos para info@janium.com e vemos o seu caso.