Quem vem da biblioteca e chega ao arquivo costuma trazer um hábito que não funciona: descrever cada peça como se valesse por si mesma. Um livro de fato vale por si mesmo. Sua ficha o descreve por inteiro —autor, título, edição, matéria— e esse registro basta para encontrá-lo e usá-lo, não importa o que haja na estante ao lado. Um documento de arquivo não é assim. Um ofício avulso, sem saber quem o produziu, em que dossiê estava nem o que o antecede, diz pouco. Seu sentido vem tanto do seu conteúdo quanto do seu lugar dentro de um conjunto.
Essa diferença é a que separa a descrição bibliográfica da arquivística, e é a razão pela qual existe a ISAD-G —a Norma Internacional Geral de Descrição Arquivística, do Conselho Internacional de Arquivos—. Este texto trata do que ela é e por que um arquivo precisa dela. O mecanismo com o qual o Collect gera os níveis superiores fica para outro post; aqui interessa o princípio.
Proveniência e ordem original
Duas ideias sustentam toda a prática arquivística.
A primeira é o princípio da proveniência: os documentos de um mesmo produtor —um órgão, uma empresa, uma pessoa— mantêm-se juntos e não se misturam com os de outro, ainda que falem do mesmo tema. Um contrato de compra e venda do Cartório A e outro do Cartório B não vão juntos numa pasta de “compras e vendas”; cada um pertence ao fundo do seu cartório. O que agrupa não é a matéria, é a origem.
A segunda é o respeito à ordem original: o arquivo conserva a organização que o produtor deu aos seus documentos, em vez de reordená-los por critérios externos. Essa ordem é evidência. Diz como a repartição trabalhava, que trâmite seguia a qual, como se agrupavam os assuntos. Reordenar alfabeticamente ou por data pode parecer mais prolixo, mas apaga informação que o arquivo devia preservar.
Dessas duas ideias decorre todo o resto. Um arquivo não é uma coleção de peças independentes que se catalogam uma por uma; é uma estrutura que se descreve inteira.
Do todo à parte
Por isso a ISAD-G descreve em níveis, do conjunto maior à unidade menor:
Fundo → Seção → Série → Dossiê → Item documental
O fundo é tudo o que foi produzido por um mesmo organismo ou pessoa. Dentro dele, as seções correspondem a divisões —áreas, funções—; as séries agrupam documentos gerados por uma mesma atividade (correspondência, atas, folhas de pagamento); o dossiê reúne os documentos de um mesmo assunto; e no fundo da hierarquia está o item documental, a peça concreta.
A descrição vai de cima para baixo, e cada nível herda do anterior. O que se diz no fundo —quem o produziu, sua história, as condições de acesso— não se repete em cada dossiê nem em cada documento; descreve-se uma vez, no nível que corresponde, e aplica-se a tudo o que pende abaixo. A ISAD-G chama isso de regra da não repetição. Descrever um arquivo como se fosse um catálogo de fichas planas —cada documento com seu produtor, sua história e suas condições repetidos— não só custa mais trabalho: perde a estrutura que tornava o conjunto legível.
O que o Collect produz, e o que precisa para fazê-lo
O Janium Collect lê os documentos de um acervo e produz registros no formato que a instituição usa. Para arquivos, esse formato é a ISAD-G, com seus níveis e sua lógica de proveniência.
O Collect descreve numa ordem particular. Primeiro os itens documentais —o que está à vista em cada documento— e, a partir deles, seu exportador hierárquico gera os níveis superiores: reconhece a que série, seção e fundo pertence cada item, monta a árvore e sobe ao nível que corresponde os dados que os itens compartilham. O resultado é uma descrição que vai do fundo à peça, construída da peça para cima.
A hierarquia não se inventa, mas tampouco exige que a proveniência venha declarada de antemão. O Collect a constrói com os sinais que encontra no material. Quando são explícitos —uma classificação, uma estrutura de pastas, dados que dizem a que série e fundo pertence cada item—, monta a árvore diretamente. Quando não os há, apoia-se em padrões do próprio conteúdo: se reconhece que um documento é uma nota fiscal e identifica o seu emitente, infere a que seção corresponde; ao agrupar essas inferências propõe uma organização que não vinha dada. Essa proposta é um ponto de partida para que um arquivista a revise e corrija, não um veredicto.
O limite está onde não resta sinal a ler. Um conjunto de digitalizações avulsas, sem classificação, sem estrutura e sem padrões reconhecíveis no seu conteúdo, não dá de onde deduzir uma hierarquia, e forçá-la seria inventá-la. Aí a organização é trabalho humano prévio, e o Collect descreve o que já tem uma ordem. Esse é também o critério de quando ele agrega na parte hierárquica: quando há proveniência a respeitar ou pistas das quais partir, não quando não resta nenhuma.
Para continuar a conversa
A ISAD-G não é um formato a mais entre MARC e Dublin Core; é a forma de descrever quando o que importa é de onde vem um documento e com quais outros ele vai. Se a sua instituição tem um fundo a descrever e quer ver como se comporta a geração de níveis com a sua própria estrutura de proveniência —ou discutir onde estão os seus limites com o seu material concreto—, escreva para info@janium.com; interessa-nos entender como está organizado o seu arquivo hoje.