Janium Collect cataloga fotografías a partir de la imagen digitalizada, de la ficha o el inventario que las acompaña, o de las dos cosas, y produce registros en ISAD-G o en Dublin Core según cómo describa su fondo la institución. En una fototeca, el registro tiene que separar tres capas que llegan mezcladas: lo que la foto muestra, el soporte en el que está y los datos del documento, que casi nunca se ven en la imagen.
Una fotografía de un edificio en obras, por ejemplo, tiene como tema el edificio y la obra. El fotógrafo, la fecha de la toma y el proceso fotográfico son datos del documento, y el marco de una diapositiva, con la marca de la película o el sello del laboratorio, forma parte del soporte. Un registro que mezcla esas capas confunde a quien busca, y la separación es el núcleo del trabajo en una fototeca.
Lo que se ve
Collect lee la imagen con un modelo de visión y describe la escena: el lugar, el tipo de edificio o de paisaje, las personas y lo que hacen, los objetos, los rótulos y las inscripciones legibles al frente o al reverso. Esa descripción alimenta el alcance y contenido, los términos de materia y la cobertura geográfica, que es lo que permite encontrar la foto por lo que retrata.
Lo que pertenece al soporte se trata aparte. La marca impresa en el marco de una diapositiva, el nombre del laboratorio o el formato de la película describen la copia, y el perfil de fototeca los anota como información técnica en las notas del registro, sin dejar que decidan el título ni el tema, de modo que un marco con la palabra «JAPAN» queda como dato del soporte y no lleva Japón a la cobertura geográfica.
Lo que viene de la ficha
El número de registro, la etiqueta, la ubicación física, la fecha documentada y las observaciones vienen del inventario. Cuando la fototeca tiene inventario, Collect lo recibe junto con cada foto: el modelo lo usa como contexto para describir la escena y lo traslada a las notas del registro, de modo que el dato de origen queda a la vista junto a la descripción. Si el inventario trae la fecha, esa fecha es la base del registro.
En ISAD-G, el productor es quien formó el fondo, que en una fototeca institucional suele ser la propia institución. En Dublin Core, el fotógrafo va como creador cuando la documentación lo da. Cómo se combinan la imagen y la ficha en general está en De la imagen y la ficha al registro.
Cuando no hay ficha
Muchas fotos llegan sin documentación. En ese caso Collect estima la fecha por lo que se ve (la ropa, la arquitectura, la tecnología que aparece, el blanco y negro o el color) y la registra como aproximada, con una forma del tipo «circa 1970». La estimación entra al registro marcada como tal, así que nadie la toma por una fecha documentada, y quien conozca el fondo puede precisarla después. Cómo se marca lo que propone el modelo se explica en Collect marca los metadatos hechos con IA.
Fotografías de obras y de sitios
Una parte de muchas fototecas reproduce obras de arte, piezas o sitios arqueológicos. Ahí conviven la obra y su reproducción, y el registro tiene que decir quién hizo cada una. Para ese material, Collect tiene un perfil de obra de arte (CDWA) que describe la obra por un lado y la fotografía que la reproduce por otro. Con ese perfil, la cultura de lo retratado entra como materia, sin presentarse como el origen de la foto, y el parecido con un autor conocido no basta para ponerlo en el campo de autor: la hipótesis queda en una nota. Cómo se separan esas capas se cuenta en Un acervo artístico y sus tres capas.
Límites en una fototeca
Los datos que no están en la imagen. El nombre del fotógrafo, la técnica precisa y la fecha exacta dependen de la documentación. Sin ella, la fecha llega como estimación y el resto queda para quien conoce el fondo.
La calidad de la digitalización. Una inscripción al reverso solo se lee si se digitalizó el reverso, y un sello pequeño necesita resolución suficiente.
La revisión. Además de los registros que llevan nota de revisión por su puntuación baja, en una fototeca conviene mirar las fechas estimadas y los nombres propios que no vengan del inventario.
Para continuar la conversación
Si en tu fototeca conviven las imágenes digitalizadas con inventarios o fichas en otro lugar, o tienes un fondo grande sin documentar, escríbenos a info@janium.com. Nos interesa saber cómo está hoy tu documentación y qué datos de autoría y fecha tiene tu fondo.