Cómo combinar la imagen de un objeto y su ficha para catalogar es el trabajo cotidiano de un museo, una pinacoteca o una fototeca de arte. Quien tiene la pieza delante mira la forma, el estado, lo que representa, una firma o una inscripción; y consulta lo que hay escrito sobre ella: la ficha, el índice de un libro, una hoja de inventario. Ninguna de las dos fuentes basta por sí sola. La imagen no dice en qué año se hizo la obra ni cuánto mide; la ficha no dice cómo se ve.
Janium Collect trabaja con esas dos entradas cuando ayuda a catalogar, y el registro cambia cuando solo hay una.
Qué aporta cada fuente
Hay datos que se leen mirando y datos que hay que declarar.
De la imagen sale lo visible: el tipo de objeto, lo que la obra representa, detalles de composición, el estado aparente, una firma o una marca cuando son legibles. Es la información descriptiva, la que responde a qué es esto y cómo se ve. Una inscripción sobre la pieza se transcribe de lo que se lee, no de lo que se esperaría encontrar.
De la ficha —o del índice, o del inventario— sale el dato documental: la fecha exacta de creación, las medidas, el número de inventario, la técnica declarada, la colección que la custodia, el crédito de la fotografía. Son datos que no están en la imagen. Una pintura no lleva escrito el año en que se pintó; que un óleo mida 73 por 92 centímetros no se sabe mirando una reproducción, y la técnica exacta —si es óleo o temple, si el soporte es tela o tabla— muchas veces tampoco se distingue con seguridad en una foto.
En la catalogación de obra de arte con CDWA, el autor de la obra y el fotógrafo que la reprodujo son datos distintos y no vienen de la misma fuente: quién pintó el cuadro es un dato documental de la ficha; quién tomó la fotografía, también. La imagen es de la reproducción; el dato de autoría, de lo que está escrito. Collect los mantiene separados en el registro en lugar de confundir al fotógrafo con el pintor.
Cómo se combinan en un registro
Son dos entradas distintas. La ficha o el índice se respeta tal como está: autor, título, fecha, técnica, colección. La imagen de la obra describe lo que se ve. El registro junta las dos: de la ficha sale el dato que hay que declarar; de la imagen, lo visible. Ni la una sustituye a la otra, ni el modelo tiene que «entender» la ficha de una vez.
Hay una razón para copiar la ficha en vez de pedirle al modelo de lenguaje que la interprete de una vez. Un índice trae a veces errores del original —una fecha mal impresa, una firma dudosa—, y si el modelo los corrige al transcribir, el error desaparece sin dejar rastro y con él la posibilidad de auditarlo. El dato se transcribe como está; la corrección, si hace falta, se decide después sobre esa transcripción fiel.
La técnica y la fecha exacta salen de la ficha porque no se deducen de una reproducción. Completarlas a partir de la foto presentaría como verificado un dato que la imagen no sostiene. Un óleo del siglo XVIII y una copia posterior pueden verse muy parecidos; la fecha que los separa está en la documentación, no en la imagen.
Tampoco se identifica la pieza con una obra conocida por parecido de estilo. Un pintor produce decenas de composiciones parecidas, y el título recordado suele ser el de otra de la serie. Lo que la pieza sostiene —tipo de objeto, lo representado, una firma visible— entra al registro; lo que solo está en la memoria del modelo, no.
Qué pasa cuando falta una fuente
Un registro hecho solo con la imagen queda parcial, y Collect lo trata como parcial. Si no hay ficha, los campos que dependen de ella —fecha exacta, medidas, número de inventario, técnica declarada— quedan vacíos. Un campo vacío es una tarea pendiente que alguien completa después con la documentación; un dato que suena razonable pero no está respaldado entra al catálogo con aspecto de correcto y puede quedarse ahí años.
La consecuencia es que la calidad de la ficha condiciona el registro. Una ficha completa y bien transcrita produce un registro completo en el eje documental; una ficha incompleta, o su ausencia, deja huecos en ese eje. Collect sigue describiendo lo que la imagen muestra y completa lo que la pieza sostiene —una firma, una inscripción, lo representado—. No rellena con una suposición lo que ninguna de las dos fuentes declara.
Quien cataloga recibe un registro donde lo visible ya está descrito, lo documental ya está incorporado cuando vino en la ficha, y lo ausente está señalado como ausente.
Para continuar la conversación
Si en tu institución el material digitalizado convive con fichas, índices o inventarios en otro lugar, y catalogar bien pasa por juntar los dos, escríbenos a info@janium.com. Nos interesa ver cómo están las imágenes y las fichas, y qué tan completa es la documentación del acervo.