La app de captura de Janium sirve para catalogar con la pieza delante, en el depósito, en la sala o junto al anaquel, desde un teléfono o una tableta, y también desde el navegador de un equipo de escritorio. Quien cataloga fotografía la pieza y guarda el envío, y Janium Collect convierte cada envío en un registro de catálogo sin que nadie tenga que volver a teclear lo que se anotó.
Sirve sobre todo para el material que no conviene mover o que se describe recorriendo la colección, como un fondo en su estantería original, piezas pequeñas en vitrina o un inventario que se levanta pasillo por pasillo. En un escritorio con una pila de libros pendientes funciona igual: la persona que cataloga fotografía cada libro y pasa al siguiente.
Dos formas de trabajar
La app tiene dos formas de operar, y la diferencia entre ellas es la velocidad de captura.
Solo fotografías. El operador fotografía cada libro y guarda el envío, sin llenar ningún formulario. Collect crea el registro bibliográfico a partir de las fotos, y las existencias (biblioteca, ubicación y ejemplar) se crean después en el módulo de catalogación de Janium, cuando el registro ya está cargado. Con esta forma, un operador procesa unos 500 libros al día.
Con existencias. Además de las fotos, el operador llena en la app un formulario con los códigos de la institución: el tipo de material, la biblioteca o la colección, la ubicación y el número de inventario. Con esos códigos, Collect crea el registro y sus existencias en un solo paso. El formulario lleva más tiempo por pieza, y el rendimiento baja a unos 100 registros al día por operador.
La primera forma conviene cuando lo urgente es poner en el catálogo un rezago de libros sin registro, y la segunda, cuando cada ejemplar tiene que quedar ubicado desde el principio, como en un inventario que se levanta pieza por pieza.
Las fotografías
Las fotos van en un orden fijo. En un libro, la portada va primero, la página legal después y el índice al final, y cada paso admite varias fotos cuando la pieza lo pide. Ese orden se conserva cuando Collect recibe el envío, y le permite leer la pieza como la leería una persona que pasa las páginas.
Qué hace Collect con cada envío
Collect recoge de la app, cada pocos minutos, los envíos que todavía no están procesados. La app es una de las fuentes por las que entra el material a Collect, junto con las carpetas, la nube o el correo, como se explica en Por dónde entra el material a Collect. Cada envío va a la institución que le corresponde y al perfil de catalogación de ese tipo de material, y sus fotos se unen en un solo documento de varias páginas, en el orden de la captura y con la orientación corregida.
El modelo de lenguaje lee las fotos e identifica la pieza, y completa el registro con lo que sabe de ella. Cuando el envío trae formulario, los datos tecleados le llegan como contexto y le ayudan a identificarla. Cada dato queda marcado según su origen, como se explica en Collect marca los metadatos hechos con IA.
En la forma con existencias, hay datos que no pasan por el modelo. El tipo de material se fija en el registro tal como se eligió en la app, y los códigos de biblioteca, ubicación y ejemplar se escriben directamente en el campo 852 del registro, que es donde MARC guarda las existencias. Es el mecanismo que describe Inyección de datos, aplicado a lo que el operador registró frente a la pieza.
Lo que vuelve a la app
Cuando el registro ya está en su destino y su nota de calidad llega al mínimo fijado, Collect marca el envío como procesado en la app. Quien cataloga ve en su propia lista qué piezas quedaron listas y cuáles siguen pendientes, sin preguntar por otro canal.
Un registro que se quedó por debajo de ese mínimo no se marca. Sigue apareciendo como pendiente en la app, y si la puntuación es muy baja lleva además una nota de revisión en el propio registro, así que la persona que conoce la pieza puede revisarlo o volver a fotografiarla si la toma fue el problema.
Límites de la app de captura
Las fotos. El modelo lee lo que la foto deja ver, y una toma movida, con reflejos o con poca luz limita lo que puede identificar. Los códigos del formulario llegan completos aunque la foto sea mala, pero el título, el autor o la editorial dependen de que se lean en la imagen.
Las existencias en la forma rápida. Con solo fotografías, el registro bibliográfico llega sin existencias, y el libro no queda ubicado en el catálogo hasta que alguien las crea en el módulo de catalogación de Janium.
La revisión. La app acorta la captura y evita transcribir después, pero no ahorra la revisión de quien conoce el acervo: la puntuación y la marca de pendiente indican por dónde empezarla.
Para continuar la conversación
Si en tu institución hay un rezago de libros sin catalogar, colecciones que se describen mejor recorriéndolas o piezas que no conviene llevar hasta un escritorio, escríbenos a info@janium.com. Nos interesa saber qué material catalogarías con la app y si te importa más la velocidad o dejar cada ejemplar ubicado desde el principio.