Janium Collect cataloga el material que la institución deja en sus fuentes de entrada: una carpeta, un servidor SFTP, un almacenamiento en la nube, un buzón de correo, un formulario web o la app de captura de Janium. Cada institución tiene su propio proceso de catalogación, que vigila sus fuentes y recoge lo que va llegando, y lo que entra por cualquiera de ellas sigue el mismo camino hasta convertirse en un registro.
Para quien decide o administra los sistemas, eso responde a una pregunta práctica: la institución puede seguir guardando el material donde ya lo guarda, y Collect se conecta a ese lugar en lugar de pedir que todo se mude a otro.
Las fuentes que admite Collect
Carpetas y servidores SFTP. Es la forma más directa. El escáner, el operador o un sistema de la institución deja los archivos en una carpeta, y Collect los toma de ahí. Cuando la carpeta está en un servidor SFTP, Collect descarga los archivos nuevos y puede borrarlos del servidor después de la descarga, si la institución lo configura así.
Almacenamiento en la nube. Collect se conecta a Google Drive, SharePoint y Zoho WorkDrive. En Google Drive la institución comparte la carpeta con una cuenta de servicio, en SharePoint registra una aplicación con permisos de lectura y en WorkDrive autoriza el acceso a su cuenta. Collect detecta los archivos nuevos por aviso del propio servicio o consultando cada pocos minutos. Collect lee la carpeta sin modificarla, y cada registro guarda el enlace al archivo original, de modo que desde el catálogo se puede volver al documento en la nube.
Correo. Un buzón dedicado recibe los archivos como adjuntos. Collect acepta solo los mensajes de los remitentes que la institución autoriza, por dirección o por dominio, y marca cada mensaje como leído o lo mueve a otra carpeta cuando ya lo tomó.
Formulario web. El operador sube el archivo desde un formulario y llena unos pocos campos, que llegan al modelo como contexto para catalogar ese documento.
La app de captura de Janium. Quien cataloga fotografía la pieza desde el teléfono, la tableta o el navegador, y Collect recoge cada envío y le devuelve a la app qué registros quedaron listos. Sus dos formas de trabajar se cuentan en Catalogar frente al acervo con la app de captura de Janium.
Un canal por tipo de material
Dentro de una fuente, cada carpeta se asocia a un tipo de material y a la forma de procesarlo: qué perfil de catalogación usa, qué clase de registro produce, cuántas páginas lee y en qué formato sale. Lo que una carpeta no fija lo hereda de la configuración general de la institución.
Así, una biblioteca puede tener en su servidor una carpeta para las fotos de libros, otra para los escaneos, otra para los documentos nacidos digitales y otra para los artículos de revista. Los libros salen como monografías, los documentos digitales como recursos electrónicos y los artículos como registros analíticos ligados a su revista, y el operador solo tiene que dejar cada archivo en la carpeta que le corresponde.
Cómo se reúnen los archivos de una pieza
Una pieza no siempre llega en un solo archivo, y Collect tiene tres formas de reunir los que van juntos.
Hoja separadora. El operador fotografía los libros uno tras otro e intercala una hoja con un código QR entre cada uno. Collect corta la tanda en cada hoja, y las fotos que quedan entre dos hojas forman un libro.
Nombres emparejados. Las imágenes que comparten el mismo prefijo en el nombre, como la portada y la contraportada de un disco, se reúnen en una sola pieza.
Un PDF, un registro. En los canales de escaneos y documentos, cada PDF es una pieza. Collect espera a que la tanda lleve unos minutos sin cambios, para no tomar un archivo a medio copiar, y entonces procesa el lote completo.
Los archivos repetidos
Collect lleva la cuenta de lo que ya procesó por la ubicación de cada archivo, en todas las fuentes, así que un archivo que sigue en su sitio no se cataloga dos veces. En los canales de PDF, además, compara el contenido: un PDF idéntico a otro ya entregado, aunque llegue con otro nombre, se aparta en una carpeta de duplicados y no entra en el lote.
Lo que viene después es igual para todas
A partir de la entrada, el camino es el mismo para cualquier fuente: la lectura del material, la catalogación con IA, la puntuación de calidad, la inyección de los datos fijos y la exportación al formato de la institución. Agregar una fuente nueva no cambia nada de eso, y un registro que llegó por correo se revisa igual que uno que llegó por SFTP. La entrega del lote al catálogo se explica en Integrar la catalogación con IA a tu catálogo.
Lo que tiene que saber quien administra los sistemas
Las credenciales. Cada fuente se configura para la institución con sus propias credenciales: la llave del servidor SFTP, la cuenta de servicio de Google Drive, la aplicación registrada en SharePoint o la autorización de WorkDrive. Para Google Drive y SharePoint bastan permisos de lectura.
La copia del material. Collect descarga una copia de cada archivo para procesarlo y no trabaja sobre el original en la fuente. Si el material no puede salir de la institución, la alternativa es procesarlo en un equipo instalado dentro de ella, como se cuenta en Catalogar con IA sin que el material salga de la institución.
La cadencia. Las fuentes que se consultan, como el SFTP, la nube o el correo, se revisan cada pocos minutos, de modo que un archivo aparece en la catalogación un rato después de dejarlo.
Límites de los canales de entrada
Un archivo movido es un archivo nuevo. Fuera de los canales de PDF, la cuenta de lo procesado se lleva por la ubicación, así que un archivo que se mueve o se renombra dentro de la fuente puede catalogarse otra vez.
El orden depende del operador. Una hoja separadora olvidada une dos libros en un registro, y un archivo dejado en la carpeta equivocada se cataloga con el perfil de otro material. La revisión lo saca a la luz, y el arreglo está en la captura: una hoja en su sitio y cada archivo en su carpeta.
Una fuente nueva se configura. Conectar otra carpeta, otro buzón u otra cuenta en la nube requiere darla de alta para la institución, con su tipo de material y sus credenciales.
Para continuar la conversación
Si en tu institución el material ya vive en un servidor, en una unidad de la nube o llega por correo, y quieres catalogarlo sin moverlo de ahí, escríbenos a info@janium.com. Nos interesa saber dónde guardas hoy lo que falta por catalogar y cómo lo organizas.