A app de captura da Janium serve para catalogar com a peça à frente, no depósito, na sala ou junto à estante, a partir de um telemóvel ou de um tablet, e também do navegador de um computador de secretária. Quem cataloga fotografa a peça e guarda o envio, e o Janium Collect converte cada envio num registo de catálogo, sem que ninguém tenha de voltar a escrever o que ficou anotado.
Serve sobretudo para o material que não convém mover ou que se descreve percorrendo a coleção, como um fundo na sua estantaria original, peças pequenas em vitrina ou um inventário que se faz corredor a corredor. Numa secretária com uma pilha de livros pendentes funciona da mesma maneira: a pessoa que cataloga fotografa cada livro e passa ao seguinte.
Duas formas de trabalhar
A app tem duas formas de operar, e a diferença entre elas é a velocidade de captura.
Só fotografias. O operador fotografa cada livro e guarda o envio, sem preencher nenhum formulário. O Collect cria o registo bibliográfico a partir das fotos, e as existências (biblioteca, localização e exemplar) criam-se depois no módulo de catalogação do Janium, quando o registo já está carregado. Neste modo, um operador processa cerca de 500 livros por dia.
Com existências. Além das fotos, o operador preenche na app um formulário com os códigos da instituição: o tipo de material, a biblioteca ou a coleção, a localização e o número de inventário. Com esses códigos, o Collect cria o registo e as suas existências num só passo. O formulário leva mais tempo por peça, e o rendimento desce para cerca de 100 registos por dia e por operador.
A primeira forma convém quando o mais urgente é pôr no catálogo os livros sem registo que se foram acumulando, e a segunda, quando cada exemplar tem de ficar com a localização registada desde o princípio, como num inventário feito peça a peça.
As fotografias
As fotos seguem uma ordem fixa. Num livro, a capa vai primeiro, a ficha técnica depois e o índice no fim, e cada passo admite várias fotos quando a peça o pede. Essa ordem conserva-se quando o Collect recebe o envio e permite-lhe ler a peça como a leria uma pessoa que folheia as páginas.
O que o Collect faz com cada envio
O Collect recolhe da app, de poucos em poucos minutos, os envios que ainda não estão processados. A app é uma das fontes por onde o material entra no Collect, a par das pastas, da nuvem ou do correio eletrónico, como se explica em Por onde entra o material no Collect. Cada envio segue para a instituição a que corresponde e para o perfil de catalogação desse tipo de material, e as suas fotos reúnem-se num único documento de várias páginas, pela ordem da captura e com a orientação corrigida.
O modelo de linguagem lê as fotos, identifica a peça e completa o registo com o que sabe sobre ela. Quando o envio traz formulário, os dados introduzidos chegam-lhe como contexto e ajudam-no a identificá-la. Cada dado fica marcado de acordo com a sua origem, como se explica em O Collect marca os metadados feitos com IA.
Na forma com existências, há dados que não passam pelo modelo. O tipo de material fixa-se no registo tal como foi escolhido na app, e os códigos de biblioteca, localização e exemplar escrevem-se diretamente no campo 852 do registo, que é onde o MARC guarda as existências. É o mecanismo descrito em Injeção de dados, aplicado ao que o operador registou diante da peça.
O que regressa à app
Quando o registo já está no seu destino e a sua pontuação de qualidade atinge o mínimo fixado, o Collect marca o envio como processado na app. Quem cataloga vê na sua própria lista quais as peças que ficaram prontas e quais continuam pendentes, sem perguntar por outro canal.
Um registo que ficou abaixo desse mínimo não é marcado. Continua a aparecer como pendente na app e, se a pontuação for muito baixa, leva ainda uma nota de revisão no próprio registo, de modo que a pessoa que conhece a peça pode revê-lo ou voltar a fotografá-la, se o problema esteve na captura.
Limites da app de captura
As fotos. O modelo lê o que a foto deixa ver, e uma imagem tremida, com reflexos ou com pouca luz limita o que consegue identificar. Os códigos do formulário chegam completos mesmo que a foto seja má, mas o título, o autor ou a editora dependem de se lerem na imagem.
As existências na forma rápida. Com apenas fotografias, o registo bibliográfico chega sem existências, e o livro só fica com localização no catálogo quando alguém as cria no módulo de catalogação do Janium.
A revisão. A app abrevia a captura e evita a transcrição posterior, mas não dispensa a revisão por parte de quem conhece o acervo: a pontuação e a marca de pendente indicam por onde começá-la.
Para continuar a conversa
Se na sua instituição há livros por catalogar acumulados, coleções que se descrevem melhor percorrendo-as ou peças que não convém levar até uma secretária, escreva-nos para info@janium.com. Interessa-nos saber que material catalogaria com a app e se lhe importa mais a velocidade ou deixar cada exemplar com a localização registada desde o princípio.