Cada año, el consejo de administración de una empresa presenta un informe a sus accionistas, y cada vez que se reúne deja un acta. Con el tiempo, una empresa grande acumula cientos de estos documentos, y si además tiene filiales, cada una produce los suyos. Janium Collect toma la lista de esos documentos que el archivo ya tiene y la convierte en un catálogo que se puede consultar por institución, por tipo de documento y por fecha.
El ejemplo es el archivo histórico de un banco, que guarda más de un siglo de informes anuales y estatutos del propio banco, de su grupo financiero y de sus filiales, además de informes de otras instituciones que llegaron al archivo por otras vías.
El punto de partida: una lista
El archivo tenía un inventario en hoja de cálculo, con una fila por expediente. Cada fila decía qué documento era, de qué fechas, cuántas hojas tenía y dónde se guardaba. Con esa lista se podía localizar un documento si se sabía exactamente qué buscar, pero no se podía preguntar, por ejemplo, qué informes de una filial hay entre 1960 y 1980, ni ver de un vistazo todo lo que produjo cada institución.
Primero se decide cómo agrupar
En un archivo, los documentos se ordenan por quién los produjo, no por tema. Por eso, antes de usar Collect, el archivo decidió los grupos: uno para los documentos del banco, otro para los del grupo financiero y otro para los de las filiales, con un apartado por filial. Dentro de cada grupo, los informes van separados de los estatutos. Los informes de instituciones ajenas al banco y a su grupo financiero quedaron en una colección aparte, para no mezclarlos con los del banco aunque sean el mismo tipo de documento.
Después se añadió al inventario una columna con el grupo al que pertenece cada fila. Collect usa esa columna para colocar cada documento en su grupo.
De cada fila, un registro
Collect lee el inventario fila por fila y produce un registro por expediente en ISAD-G, la norma internacional para describir documentos de archivo. Lo que ya estaba en la fila pasa al registro tal como viene: el título, las fechas, el número de hojas y la ubicación. La lengua sale de la columna de comentarios: el registro dice inglés cuando los comentarios lo indican y español en los demás casos. Cómo se preparan las columnas del inventario se explica en Catalogar desde listas y hojas de cálculo.
Cada registro dice también quién produjo el documento y trae una breve historia de esa institución. El productor es el del grupo en que está el expediente, y la historia de cada institución se escribió una sola vez al preparar la colección en Collect, de modo que todos los informes de una misma filial llevan exactamente el mismo texto.
Lo que escribe la IA
La lista no dice qué contiene cada informe. Para que el registro sirva en una búsqueda, el modelo de lenguaje redacta una descripción a partir del tipo de documento y de su año: un informe anual de consejo suele presentar los resultados del ejercicio, los estados financieros, la opinión de los auditores y la propuesta de dividendos, y la descripción lo dice así y lo sitúa en su época.
Hoy esa descripción queda marcada en la procedencia del registro como texto generado, en una categoría distinta de la de los campos que salieron de la fila, para que quien revisa sepa qué parte del registro escribió el modelo. La marca importa aquí porque la descripción cuenta lo que suele contener un informe de ese tipo y no lo que dice ese informe en particular. Cómo se hace esa marca se explica en Collect marca los metadatos hechos con IA.
Lo que se gana: recorrer el archivo por grupos
Con cada registro en su grupo, Collect arma también los registros de los grupos mismos. El registro del grupo de filiales, por ejemplo, dice cuántos expedientes contiene y de qué años son el más antiguo y el más reciente, algo que no dice ninguna fila de la lista porque es un dato del conjunto. Así se puede entrar al catálogo por el banco, bajar a una filial, ver sus informes ordenados por año y abrir el que interesa. Cómo se calculan estos datos de conjunto se explica en De documentos sueltos a Fondo y Serie.
En el mismo archivo, las actas se ordenan de la misma manera, por institución y con un grupo por órgano: el consejo, cada comité y la asamblea de accionistas. Basta con saber qué órgano se reunió para llegar a sus libros de actas.
Dónde se revisa
Lo primero que se revisa es la columna de grupos. Si una fila está en el grupo equivocado, el registro queda con el productor y la historia de otra institución, y los años del grupo se calculan mal. Después se lee la descripción que escribió la IA, sobre todo en los años en que pasó algo que un informe típico no recoge, como una fusión o una nacionalización. La forma en que Collect señala los registros que conviene mirar primero se explica en Por qué confiar en un catálogo hecho con IA.
Límites
Los grupos los decide el archivo. Collect coloca cada documento en el grupo que indica la lista. Sin esa columna, produce los registros de los documentos y deja sin armar los de los grupos; si lo que se cataloga son los documentos mismos y ya están en carpetas ordenadas por grupo, la carpeta de cada uno cumple esa función.
La descripción parte de la lista. El modelo redacta con lo que dice la fila y con el tipo de documento, así que la descripción no recoge lo que se acordó en una sesión concreta. Para buscar un acuerdo hay que ir al acta, y el registro sirve para llegar a ella. Si se quiere extraer de cada acta quiénes asistieron, qué se acordó y con qué montos, Collect tiene que leer el documento, como se explica en Los datos de un contrato, en campos.
El registro hereda los errores de la lista. Una fecha mal anotada en el inventario, o un informe en inglés que nadie marcó como tal, pasan al registro hasta que alguien corrija la fila.
Para continuar la conversación
Si tu organización guarda actas e informes de consejo que hoy solo se encuentran abriendo carpetas o buscando en una lista, escríbenos a info@janium.com. Nos interesa ver cómo está hecha esa lista y qué instituciones u órganos produjeron los documentos.