Todos os anos, o conselho de administração de uma empresa apresenta um relatório aos seus acionistas e cada reunião fica registada numa ata. Com o tempo, uma empresa grande acumula centenas destes documentos e, se tiver filiais, cada uma produz os seus. O Janium Collect parte da lista desses documentos que o arquivo já tem e converte-a num catálogo que se pode pesquisar por instituição, por tipo de documento e por data.
O exemplo é o arquivo histórico de um banco, que guarda mais de um século de relatórios anuais e estatutos do próprio banco, do seu grupo financeiro e das suas filiais, além de relatórios de outras instituições que chegaram ao arquivo por outras vias.
O ponto de partida: uma lista
O arquivo tinha um inventário numa folha de cálculo, com uma linha por processo. Cada linha dizia que documento era, de que datas, quantas folhas tinha e onde se guardava. Com essa lista, quem soubesse exatamente o que procurava conseguia localizar um documento, mas não se podia perguntar, por exemplo, que relatórios de uma filial existem entre 1960 e 1980, nem ver de relance tudo o que cada instituição produziu.
Primeiro decide-se como agrupar
Num arquivo, os documentos ordenam-se por quem os produziu, e não por tema. Por isso, antes de usar o Collect, o arquivo decidiu os grupos: um para os documentos do banco, outro para os do grupo financeiro e outro para os das filiais, com uma secção por filial. Dentro de cada grupo, os relatórios ficam separados dos estatutos. Os relatórios de instituições alheias ao banco e ao seu grupo financeiro ficaram numa coleção à parte, para não se misturarem com os do banco, ainda que sejam o mesmo tipo de documento.
Depois acrescentou-se ao inventário uma coluna com o grupo a que pertence cada linha. O Collect usa essa coluna para colocar cada documento no seu grupo.
De cada linha, um registo
O Collect lê o inventário linha a linha e produz um registo por processo em ISAD-G, a norma internacional para descrever documentos de arquivo. O que já estava na linha passa para o registo tal como vem: o título, as datas, o número de folhas e a localização. A língua sai da coluna de comentários: o registo indica inglês quando os comentários o referem e espanhol nos restantes casos. A forma de preparar as colunas do inventário explica-se em Catalogar a partir de listas e folhas de cálculo.
Cada registo indica também quem produziu o documento e inclui uma breve história dessa instituição. O produtor é o do grupo em que está o processo, e a história de cada instituição foi escrita uma única vez ao preparar a coleção no Collect, de modo que todos os relatórios de uma mesma filial têm exatamente o mesmo texto.
O que escreve a IA
A lista não diz o que contém cada relatório. Para que o registo sirva numa pesquisa, o modelo de linguagem redige uma descrição a partir do tipo de documento e do seu ano: um relatório anual de conselho costuma apresentar os resultados do exercício, as demonstrações financeiras, o parecer dos auditores e a proposta de dividendos, e a descrição di-lo assim e situa-o na sua época.
Hoje essa descrição fica assinalada na proveniência do registo como texto gerado, numa categoria distinta da dos campos que saíram da linha, para que quem revê saiba que parte do registo foi escrita pelo modelo. A marca importa aqui porque a descrição conta o que costuma conter um relatório desse tipo, e não o que diz esse relatório em concreto. A forma de fazer essa marca explica-se em O Collect marca os metadados feitos com IA.
O que se ganha: percorrer o arquivo por grupos
Com cada registo no seu grupo, o Collect monta também os registos dos próprios grupos. O registo do grupo de filiais, por exemplo, indica quantos processos contém e de que anos são o mais antigo e o mais recente, algo que nenhuma linha da lista diz, porque é um dado do conjunto. Assim, pode entrar-se no catálogo pelo banco, descer a uma filial, ver os seus relatórios ordenados por ano e abrir o que interessa. A forma de calcular estes dados do conjunto explica-se em De documentos avulsos a Fundo e Série: gerar a hierarquia ISAD-G automaticamente.
No mesmo arquivo, as atas ordenam-se da mesma maneira, por instituição e com um grupo por órgão: o conselho, cada comité e a assembleia de acionistas. Basta saber que órgão se reuniu para chegar aos seus livros de atas.
Onde se revê
A primeira coisa a rever é a coluna de grupos. Se uma linha está no grupo errado, o registo fica com o produtor e a história de outra instituição, e os anos do grupo calculam-se mal. Depois lê-se a descrição que a IA escreveu, sobretudo nos anos em que aconteceu algo que um relatório típico não refere, como uma fusão ou uma nacionalização. A forma como o Collect assinala os registos que convém ver primeiro explica-se em Porquê confiar num catálogo feito com IA.
Limites
Os grupos são decididos pelo arquivo. O Collect coloca cada documento no grupo que a lista indica. Sem essa coluna, produz os registos dos documentos e deixa por montar os dos grupos; se o que se cataloga são os próprios documentos e já estão em pastas ordenadas por grupo, a pasta de cada um cumpre essa função.
A descrição parte da lista. O modelo redige com o que diz a linha e com o tipo de documento, pelo que a descrição não regista o que se deliberou numa sessão concreta. Para procurar uma deliberação é preciso ir à ata, e o registo serve para chegar a ela. Se se quiser extrair de cada ata quem esteve presente, o que se deliberou e com que montantes, o Collect tem de ler o documento, como se explica em Os dados de um contrato, em campos.
O registo herda os erros da lista. Uma data mal anotada no inventário, ou um relatório em inglês que ninguém assinalou como tal, passam para o registo até que alguém corrija a linha.
Para continuar a conversa
Se a sua organização guarda atas e relatórios de conselho que hoje só se encontram abrindo pastas ou pesquisando numa lista, escreva-nos para info@janium.com. Interessa-nos ver como está feita essa lista e que instituições ou órgãos produziram os documentos.