O Janium Collect cataloga o material que a instituição deixa nas suas fontes de entrada: uma pasta, um servidor SFTP, um armazenamento na nuvem, uma caixa de correio eletrónico, um formulário web ou a app de captura da Janium. Cada instituição tem o seu próprio processo de catalogação, que vigia as suas fontes e recolhe o que vai chegando, e o que entra por qualquer uma delas segue o mesmo caminho até se converter num registo.
Para quem decide ou administra os sistemas, isto responde a uma questão prática: a instituição pode continuar a guardar o material onde já o guarda, e o Collect liga-se a esse lugar em vez de exigir que tudo se mude para outro.
As fontes que o Collect admite
Pastas e servidores SFTP. É a forma mais direta. O scanner, o operador ou um sistema da instituição deixa os ficheiros numa pasta, e o Collect recolhe-os dali. Quando a pasta está num servidor SFTP, o Collect descarrega os ficheiros novos e pode apagá-los do servidor depois de os descarregar, se a instituição o configurar assim.
Armazenamento na nuvem. O Collect liga-se ao Google Drive, ao SharePoint e ao Zoho WorkDrive. No Google Drive, a instituição partilha a pasta com uma conta de serviço; no SharePoint, regista uma aplicação com permissões de leitura; e no WorkDrive, autoriza o acesso à sua conta. O Collect deteta os ficheiros novos por notificação do próprio serviço ou consultando-o de poucos em poucos minutos. O Collect lê a pasta sem a modificar, e cada registo guarda a ligação ao ficheiro original, de modo que, a partir do catálogo, é possível voltar ao documento na nuvem.
Correio eletrónico. Uma caixa dedicada recebe os ficheiros como anexos. O Collect aceita apenas as mensagens dos remetentes que a instituição autoriza, por endereço ou por domínio, e marca cada mensagem como lida ou move-a para outra pasta quando já a recolheu.
Formulário web. O operador carrega o ficheiro a partir de um formulário e preenche alguns campos, que chegam ao modelo como contexto para catalogar esse documento.
A app de captura da Janium. Quem cataloga fotografa a peça a partir do telemóvel, do tablet ou do navegador, e o Collect recolhe cada envio e devolve à app quais os registos que ficaram prontos. As suas duas formas de trabalhar contam-se em Catalogar diante do acervo com a app de captura da Janium.
Um canal por tipo de material
Dentro de uma fonte, cada pasta associa-se a um tipo de material e à forma de o processar: que perfil de catalogação usa, que tipo de registo produz, quantas páginas lê e em que formato sai. O que uma pasta não fixa herda-o da configuração geral da instituição.
Assim, uma biblioteca pode ter no seu servidor uma pasta para as fotos de livros, outra para as digitalizações, outra para os documentos nado-digitais e outra para os artigos de revista. Os livros saem como monografias, os documentos nado-digitais como recursos eletrónicos e os artigos como registos analíticos ligados à sua revista, e o operador só tem de deixar cada ficheiro na pasta que lhe corresponde.
Como se reúnem os ficheiros de uma peça
Uma peça nem sempre chega num único ficheiro, e o Collect tem três formas de reunir os que vão juntos.
Folha separadora. O operador fotografa os livros um a seguir ao outro e intercala uma folha com um código QR entre cada um. O Collect divide a remessa em cada folha, e as fotos que ficam entre duas folhas formam um livro.
Nomes emparelhados. As imagens que partilham o mesmo prefixo no nome, como a capa e a contracapa de um disco, reúnem-se numa só peça.
Um PDF, um registo. Nos canais de digitalizações e documentos, cada PDF é uma peça. O Collect espera que a remessa fique alguns minutos sem alterações, para não recolher um ficheiro a meio da cópia, e então processa o lote completo.
Os ficheiros repetidos
O Collect mantém a conta do que já processou pela localização de cada ficheiro, em todas as fontes, pelo que um ficheiro que continua no seu lugar não se cataloga duas vezes. Nos canais de PDF, além disso, compara o conteúdo: um PDF idêntico a outro já entregue, mesmo que chegue com outro nome, é posto de parte numa pasta de duplicados e não entra no lote.
O que vem depois é igual para todas
A partir da entrada, o caminho é o mesmo para qualquer fonte: a leitura do material, a catalogação com IA, a pontuação de qualidade, a injeção dos dados fixos e a exportação para o formato da instituição. Acrescentar uma fonte nova não altera nada disto, e um registo que chegou por correio eletrónico revê-se da mesma maneira que um que chegou por SFTP. A entrega do lote ao catálogo explica-se em Integrar a catalogação com IA no seu catálogo (ILS).
O que deve saber quem administra os sistemas
As credenciais. Cada fonte configura-se para a instituição com as suas próprias credenciais: a chave do servidor SFTP, a conta de serviço do Google Drive, a aplicação registada no SharePoint ou a autorização do WorkDrive. Para o Google Drive e o SharePoint bastam permissões de leitura.
A cópia do material. O Collect descarrega uma cópia de cada ficheiro para o processar e não trabalha sobre o original na fonte. Se o material não pode sair da instituição, a alternativa é processá-lo num equipamento instalado dentro dela, como se conta em Catalogar com IA sem que o material saia da instituição.
A periodicidade. As fontes que se consultam, como o SFTP, a nuvem ou o correio eletrónico, são verificadas de poucos em poucos minutos, de modo que um ficheiro aparece na catalogação algum tempo depois de ser deixado.
Limites dos canais de entrada
Um ficheiro movido é um ficheiro novo. Fora dos canais de PDF, a conta do que foi processado faz-se pela localização, pelo que um ficheiro que se move ou se renomeia dentro da fonte pode ser catalogado outra vez.
A ordem depende do operador. Uma folha separadora esquecida junta dois livros num registo, e um ficheiro deixado na pasta errada cataloga-se com o perfil de outro material. A revisão põe-no à vista, e a correção está na captura: uma folha no seu lugar e cada ficheiro na sua pasta.
Uma fonte nova tem de ser configurada. Ligar outra pasta, outra caixa de correio eletrónico ou outra conta na nuvem exige registá-la para a instituição, com o seu tipo de material e as suas credenciais.
Para continuar a conversa
Se na sua instituição o material já está num servidor, numa unidade na nuvem ou chega por correio eletrónico, e quer catalogá-lo sem o mover dali, escreva-nos para info@janium.com. Interessa-nos saber onde guarda hoje o que falta catalogar e como o organiza.