El Colegio de La Salle, en Bogotá, es un colegio bilingüe con una biblioteca en cada sección: una para bachillerato y otra infantil. Cuando decidió llevar su biblioteca a Janium, su acervo no vivía en un sistema bibliotecario, sino en una hoja de cálculo: una lista de Excel con cuatro columnas por libro —autor, título, editorial y año—. Hoy opera un sistema en la nube que cataloga, presta y publica su catálogo en línea. Este caso recuenta cómo se hizo la conversión y qué tienen ahora.
Qué le falta a una lista en Excel
Cuatro campos bastan para saber qué libros hay, pero no para operar una biblioteca. Con una lista de autor, título, editorial y año no se busca por materia, no se distingue a dos autores con el mismo nombre, no se agrupa la obra de uno bajo una forma normalizada, y sobre todo no se presta: una hoja de cálculo no sabe quién tiene qué libro ni cuándo lo debe devolver. Pasar de esa lista a un sistema que catalogue y preste, campo por campo y a mano, es el trabajo que muchas bibliotecas pequeñas posponen durante años.
La conversión, con enriquecimiento
Para no volver a teclear cada ficha, Janium procesó la lista con Collect, su herramienta interna de extracción de metadatos con inteligencia artificial. El colegio no contrató Collect: fue el medio con el que se hizo la conversión.
A partir del autor y el título, Collect identificó cada obra y produjo un registro completo en MARC21/RDA. Además de los cuatro campos de origen, cada registro salió con una nota de resumen, encabezamientos de materia normalizados y entre 16 y 33 campos. Fueron 2,423 títulos de la biblioteca de bachillerato y 410 de la infantil, procesados en cuatro días.
La calidad no se confía a ciegas: Collect evalúa cada registro y lo califica según qué tan completo está y cuánto pudo respaldar, y marca con una nota visible los que quedan por debajo del umbral. Eso es lo que permite revisar por excepción — el catalogador atiende los registros que el sistema señala, no la lista entera uno por uno. El trabajo de descripción llega hecho; la atención humana se concentra donde el sistema avisa que conviene mirar.
El sistema que operan ahora
Los registros no quedaron en una base para solo consultar. El colegio pasó de una lista que se leía a una biblioteca que funciona, sobre Janium en la nube (JaniumNet), con estos módulos:
- Catálogo al público en línea, accesible en
colsalle.janium.net, donde alumnos y docentes buscan por autor, título o materia. - Circulación: préstamos, devoluciones, reservas y multas, con servicios al usuario. Es la pieza que una hoja de cálculo nunca dio: saber quién tiene cada libro y gestionar su devolución.
- Repositorio digital para imágenes, texto, audio y video, con índice de texto completo y visor de acercamiento.
- Control de autoridades para mantener consistentes los nombres y las materias, e inventario físico sin detener el préstamo.
Para la biblioteca de un colegio de este tamaño —dos secciones, alrededor de 2,800 títulos—, la suscripción anual a Janium en la nube, con la implementación, la conversión del acervo y la capacitación incluidas, se ubica en el orden de un par de miles de dólares al año. Es una referencia de escala, no una tarifa: depende de los módulos y del tamaño del acervo de cada institución.
Qué deja este caso
Muchas bibliotecas pequeñas guardan su acervo en una hoja de cálculo porque montar un sistema en forma parece un proyecto grande. El trecho resultó corto: la conversión con enriquecimiento hizo el trabajo de descripción, la revisión se concentró en lo que el sistema marcó, y al final el colegio quedó operando una biblioteca que cataloga, presta y publica su catálogo en línea, muy lejos de la hoja de cálculo con la que empezó. Para una institución de este tamaño, ese punto de entrada es más accesible de lo que suele suponerse.