Una colección numismática casi siempre llega inventariada: cada billete, cada moneda o cada título de una acción ocupa una fila de una hoja de cálculo que alguien levantó pieza por pieza, con el emisor, la serie, el número, la fecha, la denominación y el lugar donde se guarda. Janium Collect cataloga desde ese inventario. Lee la hoja fila por fila y produce un registro por pieza en ISAD-G, o en el formato que use la institución, sin que nadie vuelva a teclear lo que ya está capturado.
Así se catalogó una colección de billetes mexicanos de los siglos XIX y XX, desde un archivo CSV de dieciséis columnas y sin una sola imagen de las piezas.
Lo que trae cada fila
Una fila de ese inventario dice, por ejemplo, que la pieza es un billete de 5 pesos del Banco de Aguascalientes, serie C, fechado el 1 de julio de 1910 y guardado en el estante G. Son datos que el especialista determinó al examinar la pieza, y el código de referencia, la denominación, la moneda, la serie, el número, el emisor, la fecha y la ubicación pasan al registro tal como vienen en la hoja. Cómo se asignan las columnas a los campos y qué pasa con las celdas vacías se explica en Catalogar desde listas y hojas de cálculo.
Lo que el modelo arma con esos datos
Con la fila y el perfil de la colección, el modelo de lenguaje redacta el registro. El título sigue una plantilla fija (denominación, moneda, emisor, serie, número y fecha), de modo que todos los billetes de la colección se titulan con la misma forma y se pueden ordenar y comparar. La fecha que el inventario anotó como «1910 07 01» queda escrita como «1 de julio de 1910», y la extensión se forma con el número de piezas y la denominación. Los campos que valen igual para toda la colección, como el nivel de descripción o las condiciones de acceso, los fija el perfil para que no varíen de un registro a otro.
El contexto de la emisión
El inventario no dice qué tipo de banco emitió el billete, en qué periodo circuló ni qué pasaba entonces con la moneda, y ese contexto es lo que Collect añade en el alcance y contenido a partir del conocimiento del modelo. En la colección de billetes, el registro de una emisión de los años de Victoriano Huerta explica que la emisión masiva de billetes sin respaldo metálico contribuyó a la crisis inflacionaria de esa época, algo que ninguna columna de la hoja recogía. Hoy ese campo queda marcado en la procedencia del registro como texto generado, en una categoría distinta de la de los campos que salieron de la fila, para que quien revisa sepa qué parte del registro escribió el modelo.
De la lista a la serie de cada emisor
En ISAD-G la colección se describe como un fondo con un subfondo de billetes, una serie por banco emisor y cada billete como pieza. Para que cada fila caiga en su serie, el inventario necesita una columna con el código del emisor; sin ella, Collect produce los registros de pieza pero no puede agruparlos por emisor. En la colección de billetes esa columna se añadió a la hoja antes de procesar, con un código corto por banco, y con ella cada pieza quedó en la serie de su emisor.
Monedas, bonos y acciones
Las monedas y los títulos financieros se catalogan de la misma manera, cada material con su propio perfil. En monedas el inventario trae la ceca, el metal y el rango de fechas, y el código de cada pieza se forma con la ceca. En bonos y acciones cada título se describe como documento y no como pieza, porque es un papel con texto y firmas además de un objeto de colección.
Dónde se revisa
Cada registro se puntúa contra el perfil de archivo, que exige el código, el título, una fecha con su año, el nivel de descripción y un alcance y contenido con texto suficiente. Un registro que no llega al nivel que pide la institución lleva una nota de revisión, y por esos registros empieza quien revisa la colección. La puntuación y las notas se explican en Por qué confiar en un catálogo hecho con IA.
Límites en una colección numismática
El inventario de partida. Collect trabaja con lo que dice la hoja, así que si el inventario no distingue una variante o anotó mal una fecha, el registro repite ese dato hasta que alguien corrija la hoja. Los datos de especialista que el inventario no trae, como una referencia de catálogo numismático o el grado de conservación, se quedan fuera del registro mientras nadie los capture.
El contexto histórico. El párrafo de contexto sale del conocimiento del modelo y no se contrasta con una fuente, por eso es lo primero que debe leer quien conoce la historia de la colección, sobre todo en periodos con muchas emisiones parecidas entre sí.
La imagen de la pieza. Al catalogar desde la hoja, cada fila produce un registro de solo texto. Si la colección está fotografiada y se quiere que lo que se lee en la pieza entre al registro, se parte de las imágenes y el inventario entra como contexto, cruzado por el nombre del archivo, igual que en una hemeroteca con inventario y escaneos.
Para continuar la conversación
Si tu institución tiene una colección de billetes, monedas o títulos ya inventariada y quieres llevarla al catálogo sin volver a capturarla, escríbenos a info@janium.com. Nos interesa ver qué columnas tiene tu inventario y cómo describes hoy cada pieza.