Uma coleção numismática chega quase sempre inventariada: cada nota, cada moeda ou cada título de uma ação ocupa uma linha de uma folha de cálculo que alguém levantou peça a peça, com o emissor, a série, o número, a data, a denominação e o lugar onde se guarda. O Janium Collect cataloga a partir desse inventário. Lê a folha linha a linha e produz um registo por peça em ISAD-G, ou no formato que a instituição utilize, sem que ninguém volte a introduzir o que já está registado.
Foi assim que se catalogou uma coleção de notas mexicanas dos séculos XIX e XX, a partir de um ficheiro CSV de dezasseis colunas e sem uma única imagem das peças.
O que traz cada linha
Uma linha desse inventário diz, por exemplo, que a peça é uma nota de 5 pesos do Banco de Aguascalientes, série C, datada de 1 de julho de 1910 e guardada na estante G. São dados que o especialista determinou ao examinar a peça, e o código de referência, a denominação, a moeda, a série, o número, o emissor, a data e a localização passam para o registo tal como vêm na folha. A forma de atribuir as colunas aos campos e o que acontece com as células vazias explicam-se em Catalogar a partir de listas e folhas de cálculo.
O que o modelo monta com esses dados
Com a linha e o perfil da coleção, o modelo de linguagem redige o registo. O título segue sempre a mesma estrutura (denominação, moeda, emissor, série, número e data), de maneira que todas as notas da coleção se intitulam com a mesma forma e se podem ordenar e comparar. A data que o inventário anotou como «1910 07 01» fica escrita como «1 de julho de 1910», e a extensão forma-se com o número de peças e a denominação. Os campos que valem igualmente para toda a coleção, como o nível de descrição ou as condições de acesso, são fixados pelo perfil para que não variem de um registo para outro.
O contexto da emissão
O inventário não diz que tipo de banco emitiu a nota, em que período circulou nem o que se passava então com a moeda, e esse contexto é o que o Collect acrescenta ao âmbito e conteúdo a partir do conhecimento do modelo. Na coleção de notas, o registo de uma emissão dos anos de Victoriano Huerta explica que a emissão massiva de notas sem cobertura metálica contribuiu para a crise inflacionária dessa época, algo que nenhuma coluna da folha recolhia. Hoje esse campo fica marcado na proveniência do registo como texto gerado, numa categoria distinta da dos campos que saíram da linha, para que quem revê saiba que parte do registo escreveu o modelo.
Da lista à série de cada emissor
Em ISAD-G, a coleção descreve-se como um fundo com um subfundo de notas, uma série por banco emissor e cada nota como item. Para que cada linha caia na sua série, o inventário precisa de uma coluna com o código do emissor; sem ela, o Collect produz os registos de item mas não os consegue agrupar por emissor. Na coleção de notas, essa coluna foi acrescentada à folha antes de processar, com um código curto por banco, e com ela cada peça ficou na série do seu emissor.
Moedas, obrigações e ações
As moedas e os títulos financeiros catalogam-se da mesma maneira, cada material com o seu próprio perfil. Nas moedas, o inventário traz a casa da moeda, o metal e o intervalo de datas, e o código de cada peça forma-se com a casa da moeda. Nas obrigações e nas ações, cada título descreve-se como documento e não como item, porque é um papel com texto e assinaturas, além de ser um objeto de coleção.
Onde se revê
Cada registo é pontuado segundo o perfil de arquivo, que exige o código, o título, uma data com o seu ano, o nível de descrição e um âmbito e conteúdo com texto suficiente. Um registo que não chega ao nível que a instituição pede leva uma nota de revisão, e é por esses registos que começa quem revê a coleção. A pontuação e as notas de revisão explicam-se em Porquê confiar num catálogo feito com IA.
Limites numa coleção numismática
O inventário de partida. O Collect trabalha com o que diz a folha, pelo que, se o inventário não distingue uma variante ou anotou mal uma data, o registo repete esse dado até alguém corrigir a folha. Os dados de especialista que o inventário não traz, como uma referência de catálogo numismático ou o grau de conservação, ficam fora do registo enquanto ninguém os registar.
O contexto histórico. O parágrafo de contexto sai do conhecimento do modelo e não é confrontado com uma fonte, por isso é a primeira coisa que deve ler quem conhece a história da coleção, sobretudo em períodos com muitas emissões parecidas entre si.
A imagem da peça. Ao catalogar a partir da folha, cada linha produz um registo apenas de texto. Se a coleção está fotografada e se quer que o que se lê na peça entre no registo, parte-se das imagens e o inventário entra como contexto, cruzado pelo nome do ficheiro, tal como numa hemeroteca com inventário e digitalizações.
Para continuar a conversa
Se a sua instituição tem uma coleção de notas, moedas ou títulos já inventariada e quer levá-la para o catálogo sem a voltar a registar, escreva-nos para info@janium.com. Interessa-nos ver que colunas tem o seu inventário e como descreve hoje cada peça.