La Universidad Tecnológica de la Riviera Maya (UTRM), en Playa del Carmen, Quintana Roo, forma parte del modelo de universidades bilingües, internacionales y sustentables (BIS). Su biblioteca atiende a 3,773 usuarios registrados con un acervo de 5,744 títulos y 10,353 ejemplares. Operaba dentro del sistema consorcial SADBIBF (antes SIBISUT), la red de bibliotecas de las universidades tecnológicas, que funcionaba sobre Janium. Cuando la red dejó de operar, la biblioteca necesitó un sistema propio para seguir prestando servicio, y en septiembre de 2026 pasó a una instancia en JaniumNet, el servicio de Janium en la nube. Entre el envío de la cotización y el primer día en producción pasaron seis días naturales.
Salir de un sistema compartido
En un sistema consorcial, varias bibliotecas comparten una misma instalación: cada una tiene sus registros, ejemplares y usuarios, pero todo vive en la misma base. Con el cierre de la red, la UTRM tenía que separar lo suyo del resto y llevarlo completo, sin dejar fuera nada de su operación y sin arrastrar datos de otras bibliotecas.
Que el origen y el destino fueran Janium explica buena parte de la velocidad. El catálogo ya estaba en el formato que el sistema nuevo espera, y los préstamos y las multas no tuvieron que traducirse de otro modelo de circulación. El trabajo consistió en extraer la parte de la UTRM, cargarla en su instancia y comprobar que cada transacción siguiera apuntando a su usuario y a su ejemplar.
Seis días, con una prueba en medio
La cotización salió el miércoles 9 de septiembre. El viernes 11 llegó la requisición de la universidad, y ese mismo día se activó el servicio y se hizo una prueba de migración con los datos reales. La prueba sirve para revisar el resultado antes de comprometerse con él: si un préstamo no encuentra a su usuario, se corrige en la extracción y no en el sistema que ya atiende a los alumnos.
Con la prueba validada, la migración definitiva se hizo el lunes 14 y el sistema entró en producción ese mismo día. El fin de semana de por medio dejó el corte fuera del horario de servicio de la biblioteca.
Qué se llevó
La migración incluyó el catálogo y también la operación de la biblioteca: quién está registrado, qué tiene prestado y qué debe.
| Componente | Cifra |
|---|---|
| Registros bibliográficos | 5,744 |
| Ejemplares | 10,353 |
| Usuarios | 3,773 |
| Préstamos activos al momento del corte | 60 |
| Devoluciones (historial) | 20,020 |
| Multas | 2,503 (2,195 pagadas y 308 pendientes) |
Según el informe de cierre del proyecto, se migró el 100 % de la información. Las transacciones suman 22,583, y cada grupo cumple una función distinta en el sistema nuevo. Los 60 préstamos que estaban en curso siguen abiertos, así que esos libros se devuelven en la instancia nueva sin trámite adicional. Las 308 multas pendientes conservan el adeudo, y el alumno que debía antes del corte sigue debiendo después. El historial de 20,020 devoluciones mantiene la estadística de uso del acervo, que de otro modo empezaría en cero el 14 de septiembre.
Qué opera ahora
La UTRM contrata Janium como servicio anual en JaniumNet: Janium aloja el sistema en un servidor de alta disponibilidad, lo administra y entrega las versiones nuevas que se liberan durante el año. El personal de la biblioteca trabaja desde el navegador con ocho licencias concurrentes, sobre estos módulos:
- Catalogación, con impresión de etiquetas y códigos de barras.
- Catálogo al público en
utrivieramaya.janium.net/opac, con consultas ilimitadas. - Circulación, con servicios al usuario y chat: préstamos, devoluciones y multas.
- Inventario, que permite hacer el inventario físico sin suspender el préstamo.
- Objetos digitales, para imágenes, texto, audio y video, con índice de texto completo y visor de acercamiento progresivo.
El servicio incluye seguridad, administración y reportes, soporte técnico remoto de lunes a viernes en horario de oficina y acceso a Janium Academy para seis personas del equipo.
Lo que dice la biblioteca
Araceli Fonseca Sanchez, encargada de la biblioteca de la UTRM, describió así el proyecto:
El proyecto se desarrolló con el acompañamiento necesario en cada etapa. El equipo de Janium mostró disposición para atender nuestras necesidades y brindar orientación oportuna, permitiendo que la implementación se realizara con resultados favorables para los servicios bibliotecarios de la UTRM.
Y sobre la comunicación después de la puesta en marcha:
Destaco especialmente la disposición del equipo por su paciencia para resolver dudas, atender requerimientos técnicos y brindar acompañamiento durante el proceso de implementación y operación del sistema.
Qué deja este caso
Cuando el sistema compartido del que depende una biblioteca deja de operar, puede pasar a uno propio sin perder lo que la hace funcionar día a día: los préstamos en curso, las multas por cobrar y el historial de uso. En el caso de la UTRM ayudó que origen y destino fueran el mismo sistema, y el orden de los pasos hizo el resto, con una prueba sobre los datos reales antes del corte y la migración definitiva fuera del horario de servicio.