A Universidad Tecnológica de la Riviera Maya (UTRM), em Playa del Carmen, Quintana Roo, faz parte do modelo de universidades bilingues, internacionais e sustentáveis (BIS). A sua biblioteca serve 3.773 utilizadores registados, com um acervo de 5.744 títulos e 10.353 exemplares. Funcionava dentro do sistema consorcial SADBIBF (antes SIBISUT), a rede de bibliotecas das universidades tecnológicas, que operava sobre o Janium. Quando a rede deixou de operar, a biblioteca precisou de um sistema próprio para continuar a prestar serviço, e em setembro de 2026 passou para uma instância no JaniumNet, o serviço do Janium na nuvem. Entre o envio da cotação e o primeiro dia em produção passaram seis dias de calendário.
Sair de um sistema partilhado
Num sistema consorcial, várias bibliotecas partilham uma mesma instalação: cada uma tem os seus registos, exemplares e utilizadores, mas tudo vive na mesma base de dados. Com o encerramento da rede, a UTRM tinha de separar o que era seu do resto e levá-lo por completo, sem deixar de fora nada da sua operação e sem arrastar dados de outras bibliotecas.
O facto de a origem e o destino serem Janium explica boa parte da rapidez. O catálogo já estava no formato que o sistema novo espera, e os empréstimos e as multas não tiveram de ser traduzidos de outro modelo de circulação. O trabalho consistiu em extrair a parte da UTRM, carregá-la na sua instância e verificar que cada transação continuasse a apontar para o seu utilizador e para o seu exemplar.
Seis dias, com um teste pelo meio
A cotação saiu na quarta-feira, 9 de setembro. Na sexta-feira, dia 11, chegou a requisição da universidade, e nesse mesmo dia ativou-se o serviço e fez-se um teste de migração com os dados reais. O teste serve para rever o resultado antes de se comprometer com ele: se um empréstimo não encontra o seu utilizador, corrige-se na extração e não no sistema que já atende os alunos.
Com o teste validado, a migração definitiva fez-se na segunda-feira, dia 14, e o sistema entrou em produção nesse mesmo dia. O fim de semana pelo meio deixou o corte fora do horário de atendimento da biblioteca.
O que se levou
A migração incluiu o catálogo e também a operação da biblioteca: quem está registado, o que tem emprestado e o que deve.
| Componente | Valor |
|---|---|
| Registos bibliográficos | 5.744 |
| Exemplares | 10.353 |
| Utilizadores | 3.773 |
| Empréstimos ativos no momento do corte | 60 |
| Devoluções (histórico) | 20.020 |
| Multas | 2.503 (2.195 pagas e 308 pendentes) |
Segundo o relatório de encerramento do projeto, migrou-se 100% da informação. As transações somam 22.583, e cada grupo cumpre uma função distinta no sistema novo. Os 60 empréstimos que estavam em curso continuam abertos, pelo que esses livros se devolvem na instância nova sem trâmite adicional. As 308 multas pendentes mantêm a dívida, e o aluno que devia antes do corte continua a dever depois. O histórico de 20.020 devoluções mantém a estatística de utilização do acervo, que de outro modo começaria do zero a 14 de setembro.
O que funciona agora
A UTRM contrata o Janium como serviço anual no JaniumNet: a Janium aloja o sistema num servidor de alta disponibilidade, administra-o e entrega as versões novas que se lançam ao longo do ano. O pessoal da biblioteca trabalha a partir do navegador com oito licenças simultâneas, sobre estes módulos:
- Catalogação, com impressão de etiquetas e códigos de barras.
- Catálogo ao público em
utrivieramaya.janium.net/opac, com consultas ilimitadas. - Circulação, com serviços ao utilizador e chat: empréstimos, devoluções e multas.
- Inventário, que permite fazer o inventário físico sem suspender o empréstimo.
- Objetos digitais, para imagens, texto, áudio e vídeo, com índice de texto integral e visualizador de aproximação progressiva.
O serviço inclui segurança, administração e relatórios, suporte técnico remoto de segunda a sexta-feira em horário de expediente e acesso à Janium Academy para seis pessoas da equipa.
O que diz a biblioteca
Araceli Fonseca Sanchez, responsável pela biblioteca da UTRM, descreveu assim o projeto:
O projeto desenvolveu-se com o acompanhamento necessário em cada etapa. A equipa da Janium mostrou disponibilidade para atender às nossas necessidades e prestar orientação oportuna, permitindo que a implementação se realizasse com resultados favoráveis para os serviços bibliotecários da UTRM.
E sobre a comunicação depois da entrada em funcionamento:
Destaco especialmente a disponibilidade da equipa pela sua paciência para resolver dúvidas, atender a requisitos técnicos e prestar acompanhamento durante o processo de implementação e operação do sistema.
O que este caso deixa
Quando o sistema partilhado de que uma biblioteca depende deixa de operar, ela pode passar para um sistema próprio sem perder o que a faz funcionar no dia a dia: os empréstimos em curso, as multas por cobrar e o histórico de utilização. No caso da UTRM ajudou o facto de origem e destino serem o mesmo sistema, e a ordem dos passos fez o resto, com um teste sobre os dados reais antes do corte e a migração definitiva fora do horário de atendimento.