O Colégio de La Salle, em Bogotá, é um colégio bilíngue com uma biblioteca em cada seção: uma para o ensino médio e outra infantil. Quando decidiu levar sua biblioteca ao Janium, seu acervo não vivia em um sistema bibliotecário, mas em uma planilha: uma lista de Excel com quatro colunas por livro —autor, título, editora e ano—. Hoje opera um sistema na nuvem que cataloga, empresta e publica seu catálogo em linha. Este caso relata como se fez a conversão e o que têm agora.
O que falta a uma lista em Excel
Quatro campos bastam para saber quais livros há, mas não para operar uma biblioteca. Com uma lista de autor, título, editora e ano não se busca por assunto, não se distinguem dois autores com o mesmo nome, não se agrupa a obra de um deles sob uma forma normalizada e, sobretudo, não se empresta: uma planilha não sabe quem tem qual livro nem quando deve devolvê-lo. Passar dessa lista a um sistema que catalogue e empreste, campo por campo e à mão, é o trabalho que muitas bibliotecas pequenas adiam durante anos.
A conversão, com enriquecimento
Para não voltar a digitar cada ficha, a Janium processou a lista com o Collect, sua ferramenta interna de extração de metadados com inteligência artificial. O colégio não contratou o Collect: foi o meio com o qual se fez a conversão.
A partir do autor e do título, o Collect identificou cada obra e produziu um registro completo em MARC21/RDA. Além dos quatro campos de origem, cada registro saiu com uma nota de resumo, cabeçalhos de assunto normalizados e entre 16 e 33 campos. Foram 2.423 títulos da biblioteca do ensino médio e 410 da infantil, processados em quatro dias.
A qualidade não é dada como boa às cegas: o Collect avalia cada registro e o pontua conforme sua completude e o quanto pôde respaldar, e marca com uma nota visível os que ficam abaixo do limiar. Isso é o que permite revisar por exceção — o catalogador atende aos registros que o sistema aponta, não a lista inteira um por um. O trabalho de descrição chega pronto; a atenção humana se concentra onde o sistema avisa que convém olhar.
O sistema que operam agora
Os registros não ficaram em uma base apenas para consultar. O colégio passou de uma lista que se lia a uma biblioteca que funciona, sobre o Janium na nuvem (JaniumNet), com estes módulos:
- Catálogo público em linha (OPAC), acessível em
colsalle.janium.net, onde alunos e docentes buscam por autor, título ou assunto. - Circulação: empréstimos, devoluções, reservas e multas, com serviços ao usuário. É a peça que uma planilha nunca deu: saber quem tem cada livro e gerenciar sua devolução.
- Repositório digital para imagens, texto, áudio e vídeo, com índice de texto completo e visualizador de aproximação.
- Controle de autoridade para manter consistentes os nomes e os assuntos, e inventário físico sem deter o empréstimo.
Para a biblioteca de um colégio deste tamanho —duas seções, cerca de 2.800 títulos—, a assinatura anual do Janium na nuvem, com a implementação, a conversão do acervo e a capacitação incluídas, situa-se na ordem de alguns milhares de dólares por ano. É uma referência de escala, não uma tarifa: depende dos módulos e do tamanho do acervo de cada instituição.
O que este caso deixa
Muitas bibliotecas pequenas guardam seu acervo em uma planilha porque montar um sistema em forma parece um projeto grande. O trecho se revelou curto: a conversão com enriquecimento fez o trabalho de descrição, a revisão se concentrou no que o sistema marcou e, ao final, o colégio ficou operando uma biblioteca que cataloga, empresta e publica seu catálogo em linha, muito longe da planilha com a qual começou. Para uma instituição deste tamanho, esse ponto de entrada é mais acessível do que costuma se supor.