A ISAD-G, a norma internacional de descrição arquivística do Conselho Internacional de Arquivos, há mais de trinta anos que diz o que se deve descrever de um arquivo e em que ordem, e a sua segunda edição, do ano 2000, continua a ser a referência nos arquivos da América Latina, de Espanha e de Portugal. A norma não diz como levar essa descrição para um sistema digital, e é aí que surgem decisões que convém tomar antes de configurar o que quer que seja: quantos níveis usar, como guardar as datas que não são exatas, como permitir a pesquisa por assunto e o que fazer com a zona das condições de acesso e utilização, que quase sempre se deixa para depois.
Porque é que um arquivo se descreve por proveniência e em níveis, do fundo ao documento simples, explica-se em Como descrever um arquivo em ISAD-G com IA.
Quantos níveis configurar
A norma admite fundo, secção, série, processo e documento simples, com subníveis intermédios, e o sistema costuma oferecê-los todos. Quantos são necessários depende do arquivo: um arquivo municipal com cinquenta anos de história pode precisar de quatro, um arquivo histórico com documentação colonial pode precisar de seis e um arquivo de empresa pode arranjar-se com dois.
O erro mais comum é ativar todos os níveis desde o princípio e descobrir depois que a equipa de descrição não tem informação para os preencher. Ficam registos de secção ou de subsérie com os campos vazios, e ninguém sabe se um campo vazio quer dizer que não se aplica ou que está pendente de investigação. Por isso convém fixar, antes de configurar o sistema, os níveis que a instituição consegue descrever de facto, porque um arquivo com três níveis bem descritos serve mais do que um com seis descritos a meio.
Datas que não são exatas
A ISAD-G pede pelo menos um tipo de data, conforme o material e o nível: as datas de produção dos documentos ou as da sua acumulação pelo produtor no exercício das suas atividades. Num arquivo histórico, muitas dessas datas são aproximadas, incertas ou contraditórias, e um campo que só admite o formato ano-mês-dia não serve para um processo datado, aproximadamente, de entre 1850 e 1870. A norma ISO 8601-2, que integra o formato EDTF, tem uma notação para esse caso (1850~/1870~), mas nem todos os sistemas a aceitam.
Há três soluções que funcionam na prática, e podem combinar-se. A primeira é ter uma data estruturada, que serve para pesquisar e ordenar, e ao lado uma nota de data em texto livre que explica a incerteza. A segunda é usar uma data inicial e uma data final independentes, ambas opcionais. A terceira é acrescentar um qualificador de data («cerca de», «antes de», «depois de», «entre»). Se o sistema não oferecer nenhuma, a equipa acaba por meter nas notas informação que deveria poder pesquisar-se, ou por registar datas aproximadas em campos estruturados como se fossem exatas.
Pesquisar por assunto sem tocar na hierarquia
Quem consulta um arquivo costuma pesquisar por assunto, e a hierarquia da ISAD-G ordena por quem produziu os documentos. A tentação é criar dentro do fundo níveis de «assunto» para facilitar a pesquisa, mas esses níveis quebram a proveniência e tornam-se impossíveis de manter quando chega documentação nova que não cabe em nenhum.
O que dá resultado é manter a hierarquia para a estrutura do fundo e resolver a pesquisa temática com descritores de assunto, de lugar e de nome, que se podem atribuir a qualquer nível. O sistema tem de permitir as duas coisas em separado, porque uma serve para conservar a ordem do arquivo e a outra para encontrar o que nele existe.
A zona das condições de acesso e utilização
É a zona que mais se deixa vazia no início e a que mais trabalho dá depois. A ISAD-G reúne nela as condições de acesso, as de reprodução, a língua e a escrita dos documentos, as suas características físicas e requisitos técnicos e os instrumentos de descrição que já existem, e em muitos sistemas estes campos preenchem-se com um valor genérico copiado para todos os registos.
O problema surge quando a instituição tem de demonstrar que cumpre a lei de transparência e acesso à informação, quando custodia documentos com dados pessoais protegidos pelo RGPD ou pela lei do seu país, ou quando precisa de controlar quem pode consultar cada secção do fundo. Se a zona não foi pensada ao configurar o sistema, é preciso voltar aos registos um a um para acrescentar o que deveria ter sido capturado desde o princípio. Convém decidir antes que condições de acesso tem cada secção ou série, e descrevê-las nesse nível para que valham para tudo o que depende dele.
O que verificar no sistema
Para além de o sistema ter campos com os nomes da norma, há duas coisas que convém verificar antes de o escolher ou de o configurar. A primeira é que um dado comum a todo um fundo ou a uma série se possa descrever uma única vez no seu nível, como pede a regra de não repetição da ISAD-G, em vez de o repetir em cada processo. A segunda é que os produtores se possam descrever à parte, com a norma ISAAR(CPF), e ligar a partir da descrição, de modo que o nome de uma instituição, de uma pessoa ou de uma família se escreva da mesma forma em todo o arquivo.
Para continuar a conversa
São decisões de desenho da descrição, e convém que o arquivista e quem configura o sistema as tomem em conjunto antes de carregar o primeiro registo. Se quiser comentar como as resolveu na sua instituição, ou qual delas lhe está a dar problemas, escreva-nos para info@janium.com.