ISAD-G, la norma internacional de descripción archivística del Consejo Internacional de Archivos, lleva más de treinta años diciendo qué hay que describir de un archivo y en qué orden, y su segunda edición, del año 2000, sigue siendo la referencia en los archivos de América Latina y España. La norma no dice cómo llevar esa descripción a un sistema digital, y ahí aparecen decisiones que conviene tomar antes de configurar nada: cuántos niveles usar, cómo guardar las fechas que no son exactas, cómo permitir la búsqueda por tema y qué hacer con el área de condiciones de acceso y uso, que casi siempre se deja para después.
Por qué un archivo se describe por procedencia y en niveles, del fondo a la unidad documental, se explica en Cómo describir un archivo en ISAD-G con IA.
Cuántos niveles configurar
La norma admite fondo, sección, serie, expediente y unidad documental, con subniveles intermedios, y el sistema suele ofrecerlos todos. Cuántos hacen falta depende del archivo: un archivo municipal con cincuenta años de historia puede necesitar cuatro, un archivo histórico con documentación colonial puede necesitar seis y un archivo de empresa puede arreglarse con dos.
El error más común es activar todos los niveles desde el principio y descubrir después que el equipo de descripción no tiene información para llenarlos. Quedan registros de sección o de subserie con los campos vacíos, y nadie sabe si un campo vacío quiere decir que no aplica o que está pendiente de investigar. Por eso conviene fijar, antes de configurar el sistema, los niveles que la institución puede describir de verdad, porque un archivo con tres niveles bien descritos sirve más que uno con seis a medias.
Fechas que no son exactas
ISAD-G pide al menos un tipo de fecha, según el material y el nivel: la de creación de los documentos o la de su acumulación por el productor en el ejercicio de sus actividades. En un archivo histórico muchas de esas fechas son aproximadas, inciertas o contradictorias, y un campo que solo admite el formato año-mes-día no sirve para un expediente que se sabe de entre 1850 y 1870, aproximadamente. La norma ISO 8601-2, que recoge el formato EDTF, tiene una notación para ese caso (1850~/1870~), pero no todos los sistemas la aceptan.
Hay tres soluciones que funcionan en la práctica, y se pueden combinar. La primera es tener una fecha estructurada, que sirve para buscar y ordenar, y al lado una nota de fecha en texto libre que explica la incertidumbre. La segunda es usar una fecha inicial y una fecha final independientes, ambas opcionales. La tercera es añadir un calificador de fecha («hacia», «antes de», «después de», «entre»). Si el sistema no ofrece ninguna, el equipo termina metiendo en las notas información que debería poder buscarse, o anotando fechas aproximadas en campos estructurados como si fueran exactas.
Buscar por tema sin tocar la jerarquía
Quien consulta un archivo suele buscar por tema, y la jerarquía de ISAD-G ordena por quién produjo los documentos. La tentación es crear dentro del fondo niveles de «tema» para facilitar la búsqueda, pero esos niveles rompen la procedencia y se vuelven imposibles de mantener cuando llega documentación nueva que no encaja en ninguno.
Lo que da resultado es mantener la jerarquía para la estructura del fondo y resolver la búsqueda temática con descriptores de materia, de lugar y de nombre, que se pueden asignar a cualquier nivel. El sistema tiene que permitir las dos cosas por separado, porque una sirve para conservar el orden del archivo y la otra para encontrar lo que hay en él.
El área de condiciones de acceso y uso
Es el área que más se deja vacía al empezar y la que más trabajo da después. ISAD-G reúne en ella las condiciones de acceso, las de reproducción, la lengua y la escritura de los documentos, sus características físicas y requisitos técnicos y los instrumentos de descripción que ya existen, y en muchos sistemas estos campos se llenan con un valor genérico copiado en todos los registros.
El problema aparece cuando la institución tiene que demostrar que cumple la ley de transparencia y acceso a la información, cuando custodia documentos con datos personales protegidos por el RGPD o por la ley de su país, o cuando necesita controlar quién puede consultar cada sección del fondo. Si el área no se pensó al configurar el sistema, hay que volver sobre los registros uno por uno para añadir lo que debió capturarse desde el principio. Conviene decidir antes qué condiciones de acceso tiene cada sección o serie, y describirlas en ese nivel para que valgan para todo lo que cuelga debajo.
Qué comprobar en el sistema
Más allá de que el sistema tenga campos con los nombres de la norma, hay dos cosas que conviene comprobar antes de elegirlo o de configurarlo. La primera es que un dato común a todo un fondo o una serie se pueda describir una sola vez en su nivel, como pide la regla de no repetición de ISAD-G, en lugar de repetirlo en cada expediente. La segunda es que los productores se puedan describir aparte, con la norma ISAAR(CPF), y enlazar desde la descripción, de modo que el nombre de una institución, una persona o una familia se escriba igual en todo el archivo.
Para continuar la conversación
Son decisiones de diseño de la descripción, y conviene que el archivista y quien configura el sistema las tomen juntos antes de cargar el primer registro. Si quieres comentar cómo las has resuelto en tu institución, o cuál de ellas te está dando problemas, escríbenos a info@janium.com.