Como combinar a imagem de um objeto e a sua ficha para catalogar é o trabalho cotidiano de um museu, uma pinacoteca ou uma fototeca de arte. Quem tem a peça à frente olha a forma, o estado, o que representa, uma assinatura ou uma inscrição; e consulta o que há escrito sobre ela: a ficha, o índice de um livro, uma folha de inventário. Nenhuma das duas fontes basta por si só. A imagem não diz em que ano a obra foi feita nem quanto mede; a ficha não diz como se vê.
O Janium Collect trabalha com essas duas entradas quando ajuda a catalogar, e o registro muda quando só há uma.
O que cada fonte aporta
Há dados que se leem olhando e dados que é preciso declarar.
Da imagem sai o visível: o tipo de objeto, o que a obra representa, detalhes de composição, o estado aparente, uma assinatura ou uma marca quando são legíveis. É a informação descritiva, a que responde o que é isto e como se vê. Uma inscrição sobre a peça transcreve-se do que se lê, não do que se esperaria encontrar.
Da ficha —ou do índice, ou do inventário— sai o dado documental: a data exata de criação, as medidas, o número de inventário, a técnica declarada, a coleção que a custodia, o crédito da fotografia. São dados que não estão na imagem. Uma pintura não leva escrito o ano em que foi pintada; que um óleo meça 73 por 92 centímetros não se sabe olhando uma reprodução, e a técnica exata —se é óleo ou têmpera, se o suporte é tela ou tábua— muitas vezes também não se distingue com segurança numa foto.
Na catalogação de obra de arte com CDWA, o autor da obra e o fotógrafo que a reproduziu são dados distintos e não vêm da mesma fonte: quem pintou o quadro é um dado documental da ficha; quem tirou a fotografia, também. A imagem é da reprodução; o dado de autoria, do que está escrito. O Collect mantém-nos separados no registro em vez de confundir o fotógrafo com o pintor.
Como se combinam num registro
São duas entradas distintas. A ficha ou o índice respeita-se tal como está: autor, título, data, técnica, coleção. A imagem da obra descreve o que se vê. O registro junta as duas: da ficha sai o dado que é preciso declarar; da imagem, o visível. Nem uma substitui a outra, nem o modelo tem de «entender» a ficha de uma vez.
Há uma razão para copiar a ficha em vez de pedir ao modelo de linguagem que a interprete de uma vez. Um índice traz às vezes erros do original —uma data mal impressa, uma assinatura duvidosa—, e se o modelo os corrige ao transcrever, o erro desaparece sem deixar rasto e com ele a possibilidade de auditá-lo. O dado transcreve-se como está; a correção, se fizer falta, decide-se depois sobre essa transcrição fiel.
A técnica e a data exata saem da ficha porque não se deduzem de uma reprodução. Completá-las a partir da foto apresentaria como verificado um dado que a imagem não sustenta. Um óleo do século XVIII e uma cópia posterior podem ver-se muito parecidos; a data que os separa está na documentação, não na imagem.
Tampouco se identifica a peça com uma obra conhecida por semelhança de estilo. Um pintor produz dezenas de composições parecidas, e o título lembrado costuma ser o de outra da série. O que a peça sustenta —tipo de objeto, o representado, uma assinatura visível— entra no registro; o que só está na memória do modelo, não.
O que acontece quando falta uma fonte
Um registro feito só com a imagem fica parcial, e o Collect trata-o como parcial. Se não há ficha, os campos que dependem dela —data exata, medidas, número de inventário, técnica declarada— ficam vazios. Um campo vazio é uma tarefa pendente que alguém completa depois com a documentação; um dado que soa razoável mas não está respaldado entra no catálogo com aspecto de correto e pode ficar aí anos.
A consequência é que a qualidade da ficha condiciona o registro. Uma ficha completa e bem transcrita produz um registro completo no eixo documental; uma ficha incompleta, ou a sua ausência, deixa lacunas nesse eixo. O Collect continua a descrever o que a imagem mostra e completa o que a peça sustenta —uma assinatura, uma inscrição, o representado—. Não preenche com uma suposição o que nenhuma das duas fontes declara.
Quem cataloga recebe um registro onde o visível já está descrito, o documental já está incorporado quando veio na ficha, e o ausente está sinalizado como ausente.
Para continuar a conversa
Se na sua instituição o material digitalizado convive com fichas, índices ou inventários noutro lugar, e catalogar bem passa por juntar os dois, escreva-nos em info@janium.com. Interessa-nos ver como estão as imagens e as fichas, e quão completa é a documentação do acervo.