Um post anterior desta série tratou da confiança no conteúdo de cada registro: que o sistema saiba de onde vem cada dado, que verifique os nomes contra autoridades, que calcule com regras fixas os campos que as têm. Esse é o risco no nível de um registro. Quando o trabalho passa de alguns poucos documentos a lotes de milhares, aparece outro risco, de natureza distinta: que algo falhe na operação e degrade o lote inteiro sem que ninguém perceba no momento.
Não é o mesmo um campo mal extraído em um registro que uma falha que afeta todos de uma vez. Um lote de mil registros que sai sem os links para os seus arquivos de origem continua parecendo bem —tem os seus títulos, as suas datas, os seus autores— até que alguém tenta abrir o documento a partir do catálogo e descobre que o link não está. A essa altura o lote já foi carregado, e reconstruir de onde saiu cada registro é trabalho manual.
Falhar de forma visível, não em silêncio
O critério que governa o Collect diante desse risco é simples de enunciar: falhar de forma visível em vez de produzir dados ruins em silêncio. Um lote que não reúne as condições para ser entregue não sai com um aviso ao pé que ninguém vai ler; o processo se detém de forma ruidosa, com uma mensagem que diz o que se degradou. Uma parada evidente, que obriga a olhar, é preferível a uma entrega que aparenta estar bem e estoura semanas depois, quando o custo já se multiplicou.
Esse princípio se aplica em cada ponto onde uma falha operacional poderia se infiltrar e se traduzir em dados que parecem corretos mas não são. Se algo não está como deveria, o Collect prefere parar e assinalá-lo antes de seguir adiante.
O operador decide, mas com consciência
Parar nem sempre é o que a instituição quer. Há momentos em que o operador, sabendo o que faz, decide continuar apesar de uma condição degradada. O Collect o permite, mas como uma decisão explícita, não como um caminho por padrão: o que se entrega nessas condições fica marcado para revisão, com o motivo anotado. Essa é a diferença em relação a um acidente silencioso: operar degradado é uma escolha consciente, não algo que acontece sem que ninguém perceba.
O que essa confiança cobre, e o que não
Convém ser claro sobre o alcance. Esta confiança operacional cuida da integridade do lote em escala: que os registros conservem o link para o seu documento de origem, que não faltem os campos obrigatórios, que não se percam registros entre uma etapa e a seguinte. Não verifica a exatidão de cada campo de cada registro —se uma data foi transcrita bem, se um nome é o correto—; isso é matéria da revisão de conteúdo, a camada que o post anterior trata. São dois cuidados distintos: um zela por que o lote chegue inteiro, o outro por que cada dado seja fiel.
Se a sua instituição processa acervos em lotes grandes e você se preocupa que uma falha operacional degrade uma carga sem que se perceba a tempo, escreva para info@janium.com; podemos conversar sobre como isso se encaixa no seu fluxo.